KRS У ПОЛЬЩІ 2026: ПОВНИЙ ГАЙД, ПЕРЕВІРКА КОНТРАГЕНТА ТА ОБОВ’ЯЗКИ ФІРМИ

Правовий стан на: 24 вересня 2026 р.

Контрагент надсилає рахунок із новою назвою компанії, банк просить «актуальний витяг із KRS», а реєстраційний суд вимагає дослати документи під загрозою штрафу. Усі ці ситуації ведуть в одне місце — до Krajowy Rejestr Sądowy.

У цьому посібнику ми пояснюємо KRS з практичного боку. Ви дізнаєтеся, як за 3 хвилини перевірити фірму за NIP, що і в які строки потрібно подавати, скільки це коштує після змін 2025 року і на що особливо звернути увагу, якщо ви ведете компанію в Польщі як іноземець, наприклад як громадянин України.

Що таке KRS (Krajowy Rejestr Sądowy)

Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) — це публічний відкритий реєстр у Польщі, який ведуть районні суди (господарські відділи). У ньому реєструються торговельні компанії, фонди, об’єднання та кооперативи. Будь-хто може безкоштовно перевірити в KRS, хто представляє фірму, який у неї капітал, чи подає вона фінансову звітність і чи не перебуває в ліквідації або банкрутстві.

На практиці KRS — це «паспорт» компанії. Банки, контрагенти, податкова та ZUS спираються на дані реєстру. Якщо чогось у ньому немає, для ділових партнерів цього зазвичай «не існує».

З чого складається KRS

KRS — це фактично три реєстри під однією вивіскою:

• rejestr przedsiębiorców — компанії, кооперативи, філії іноземних фірм та інші господарюючі суб’єкти;
• rejestr stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz SPZOZ — об’єднання, фонди, громадські організації;
• rejestr dłużników niewypłacalnych — історичний; нові відомості про борги сьогодні потрапляють до Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ).

Хто веде KRS: суди та Міністерство юстиції

Записи вносять реєстраційні суди (sądy rejestrowe) — господарські відділи KRS при районних судах. За ІТ-систему, пошуковик і портали відповідає Міністерство юстиції (Ministerstwo Sprawiedliwości). Тому адреси офіційних сервісів закінчуються на ms.gov.pl, а в Google часто шукають «krs ms».

KRS — це не Krajowa Rada Sądownictwa

Скорочення «KRS» означає також Krajowa Rada Sądownictwa — конституційний орган, який стежить за незалежністю судів. Про нього пишуть ЗМІ у зв’язку із судовими реформами. Ця стаття — лише про Krajowy Rejestr Sądowy, тобто про реєстр компаній.

Хто має бути в KRS, а хто ні

Це перше питання, яке ставлять нам підприємці, що починають бізнес у Польщі. Відповідь залежить від організаційно-правової форми:

Детальніше про різницю між CEIDG і KRS та про те, як працює S24, ми писали в статті CEIDG, KRS і S24: корисні державні сервіси.

Приклад: Тарас веде JDG і надає ІТ-послуги. Він хоче «перевірити свій номер KRS». Такого номера немає: його дані містяться в CEIDG. Номер KRS з’явиться лише тоді, коли він перетворить діяльність на sp. z o.o. або зареєструє нову компанію.

Номер KRS, NIP і REGON: у чому різниця

Це три різні номери, які часто плутають у рахунках і договорах.

Новій компанії не потрібно окремо оформлювати NIP і REGON. Вона отримує їх автоматично після запису в KRS: номери потрапляють до реєстру із систем KAS і GUS. Але після запису протягом 21 дня потрібно подати до податкової додаткову заявку NIP-8.

Пошук у KRS: як перевірити фірму крок за кроком

База Krajowego Rejestru Sądowego відкрита й безкоштовна. Не потрібні ні обліковий запис, ні електронний підпис.

1. Відкрийте офіційний пошуковик Wyszukiwarka Podmiotów KRS Міністерства юстиції.
2. Введіть один з ідентифікаторів: номер KRS, NIP, REGON або назву. Назву вводьте без форми, наприклад «Alfa», а не «Alfa sp. z o.o.». Номер KRS доповніть нулями до 10 цифр.
3. Виберіть реєстр (підприємців або об’єднань) і натисніть «Szukaj».
4. Завантажте інформацію, що відповідає актуальному витягу (odpis aktualny, стан на сьогодні) або повному витягу (odpis pełny, з усією історією змін).
5. Перевірте фінансову звітність у Repozytorium Dokumentów Finansowych. Теж безкоштовно.

Що перевірити в контрагента перед підписанням договору

• Хто може підписати договір. Розділ 2 показує склад правління і спосіб представництва, наприклад «два члени правління спільно». Якщо за спільного представництва договір підпише одна особа, у вас можуть бути проблеми.
• Чи подає фірма звітність. Відсутність звітів за кілька років — тривожний сигнал.
• Розділ 4. Згадки про заборгованості та безрезультатне виконавче провадження.
• Розділ 6. Ліквідація, банкрутство, реструктуризація.
• Статутний капітал і дата реєстрації. Компанія з капіталом 5000 зл., створена два тижні тому, яка вимагає від вас передоплату 200 000 зл., заслуговує на додаткові запитання.

Доповніть перевірку Białą listą podatników VAT (статус VAT і банківський рахунок), Krajowym Rejestrem Zadłużonych і CRBR (кінцеві бенефіціари).

Актуальний витяг, повний, виписка, довідка: що обрати?

Чи дійсна роздруківка з інтернету? Так. Самостійно завантажені роздруківки актуальної та повної інформації про суб’єкта мають силу документів, які видає Centralna Informacja KRS. Але деякі установи, особливо іноземні, можуть вимагати витяг від Centralna Informacja, а для використання за кордоном, наприклад в Україні, ще й апостиль і присяжний переклад.

Що є в KRS: 6 розділів реєстру підприємців

Важливо: у витягу sp. z o.o. ви не побачите всіх учасників. Розкриваються лише ті, хто має щонайменше 10% капіталу. Повний список учасників міститься в реєстраційній справі (akta rejestrowe).

Офіційні сервіси KRS (gov): де що зробити

Для підписання заяв використовується кваліфікований електронний підпис, Profil Zaufany або podpis osobisty (електронна ID-картка). Заяви щодо підприємців подаються лише в електронному вигляді. Паперову заяву повернуть.

Реєстрація spółki в KRS: S24 чи нотаріус?

Якщо ви плануєте реєстрацію sp. z o.o., є два шляхи:

Збори вказано вже без колишніх 100 зл. за оголошення в Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Цей обов’язок скасовано 29 листопада 2025 року. Що має бути в договорі, ми пояснюємо в окремому матеріалі про установчий договір sp. z o.o.

Пам’ятайте:

• З моменту підписання договору до запису ви дієте як «sp. z o.o. w organizacji» (компанія в організації). Заяву про запис потрібно подати протягом 6 місяців з дати укладення договору, інакше компанія в організації підлягає розпуску.
• Sp. z o.o. виникає лише з моменту запису в KRS.
• Після запису: NIP-8 протягом 21 дня, заявка до CRBR (кінцеві бенефіціари), за потреби VAT-R, реєстрація в ZUS (наприклад, єдиного учасника). Ці обов’язки ми беремо на себе в межах бухгалтерії sp. z o.o.
• Якщо ви обираєте естонський CIT, строк подання повідомлення ZAW-RD рахується від початку першого податкового року, а не від дати запису в KRS. Компанія, створена 10 жовтня і внесена до реєстру в листопаді, має подати повідомлення до кінця жовтня.

Зміни в KRS: що, коли і скільки коштує

Основне правило: 7 днів

Заява про внесення зміни подається не пізніше ніж через 7 днів від дати події, наприклад від дати рішення про призначення члена правління, якщо спеціальна норма не встановлює іншого строку.

Що подавати, а що ні

Коли зміна «діє»: до запису чи після?

• Конститутивний запис — зміна юридично існує лише з моменту запису. Стосується, наприклад, зміни договору компанії (зокрема назви), збільшення капіталу та самого виникнення sp. z o.o.
• Декларативний запис — зміна вже відбулася, а KRS її лише підтверджує. Приклад: новий член правління призначений з дати рішення, а продаж часток діє для компанії з моменту її повідомлення про угоду.

Приклад: контрагент надсилає документи з новою, розширеною назвою і пише, що «зміна в KRS у процесі». До запису в бухгалтерських документах і договорах використовуйте попередню назву з реєстру. Саме подання заяви назву компанії не змінює.

Діє і зворотне правило: компанія не може посилатися перед добросовісними третіми особами на дані, які не подала до реєстру. Якщо відкликаний голова правління досі зазначений у KRS і підпише договір, оскаржити його може бути складно.

Збори в KRS у 2026 році

Подана електронно, але не оплачена заява не має юридичних наслідків. Вона не «зупиняє» 7-денний строк.

Приклад із цифрами: продаж часток

Капітал sp. z o.o. — 10 000 зл. (200 часток по 50 зл.). Олена продає Андрію 60 часток (30%) за договором від 3 березня. Компанія отримує повідомлення з копією договору 5 березня.

1. Форма договору. Договір продажу часток потребує письмової форми з нотаріально засвідченими підписами. Електронного підпису, зокрема Profil Zaufany, достатньо лише в компанії, створеній через S24, і за використання шаблону в системі.
2. Правління вносить зміну до книги часток.
3. До 12 березня через PRS подається заява з новим списком учасників, підписаним усіма членами правління. Андрій має понад 10%, тому його дані потраплять до розділу 1.
4. До заяви додаються договір продажу часток і список осіб, уповноважених призначати правління, з їхніми адресами для доставки.
5. Компанія як заявник подає заяву про те, чи є вона іноземцем у розумінні закону про набуття нерухомості іноземцями. Польська компанія теж може ним бути, якщо її контролюють іноземці. Якщо так, вона додатково заявляє, чи має нерухомість у Польщі.
6. Збір: 250 зл.
7. Оскільки Андрій має щонайменше 25% часток, компанія також оновлює CRBR.

Фінансова звітність до KRS: строки, підписи, помилки

Календар (фінансовий рік = календарний)

До KRS подаються, зокрема, фінансовий звіт, рішення про його затвердження та про розподіл прибутку або покриття збитку, а в певних випадках звіт про діяльність і аудиторський висновок. Подання безкоштовне і відбувається через систему Мін’юсту. Складання звітності — частина повної бухгалтерії компанії.

Хто може надіслати звітність? Пастка з номером PESEL

Надсилання має підписати щонайменше одна особа, чий номер PESEL внесений до KRS (член правління, прокурист, ліквідатор), або адвокат чи радца за довіреністю.

Якщо єдиний член правління не має PESEL, наприклад живе в Україні чи іншій країні, сам він звітність не подасть. Рішення треба продумати заздалегідь: призначити прокуриста з PESEL, додати другого члена правління або доручити подання професійному представнику.

Часті промахи і як їх виправити

• Надіслано файл без повного комплекту підписів. Не залишайте так. Звіт без усіх необхідних підписів може бути оскаржений судом або податковим органом. На практиці повторно подається повний файл у структурі JPK_SF як окреме надсилання з короткою позначкою, що це доповнення підпису.
• Додано не те рішення. Подайте правильне рішення з пояснювальним листом і проханням виправити позначку в реєстрі. Порядок дій краще узгодити з бухгалтером або юристом, бо практика судів буває різною.
• Хочете приховати доходи від конкурентів? Не вийде. Звітність у KRS відкрита, і будь-хто може завантажити її безкоштовно.

PKD 2025 у KRS: строк — 31 грудня 2026 року

З 1 січня 2025 року діє новий класифікатор видів діяльності PKD 2025. Компанії, у яких у KRS стоять коди за PKD 2007, можуть користуватися ними в перехідний період, але не довше ніж до 31 грудня 2026 року.

Що буде, якщо нічого не робити? Після закінчення перехідного періоду реєстр перекодує коди автоматично за таблицею відповідності GUS. Звучить зручно, але:

• якщо одному старому коду відповідає кілька нових, система обере «статистичний» варіант, а не той, що описує вашу реальну діяльність;
• автомат змінить коди в KRS, але не змінить ваш договір компанії;
• якщо автоматично буде виключено основний вид діяльності, новий доведеться вказати в першій наступній заяві про зміну даних.

Наша порада: якщо найближчими місяцями ви все одно щось змінюєте в KRS (правління, адресу, учасників), поєднайте це з оновленням PKD. Заява про заміну кодів PKD 2007 на PKD 2025 у перехідний період не обкладається судовим збором. Якщо ви подаєте заяву щодо предмета діяльності, потрібно одразу використати коди PKD 2025.

А як бути з разовою діяльністю? До KRS можна внести максимум 10 кодів PKD. Запис PKD має інформаційний характер, тож епізодична послуга поза списком не заборонена. Але якщо вона стане постійним джерелом доходу або її вимагає банк, ліцензія чи грант, додайте відповідний код.

KRS для підприємців з України та інших іноземців

Громадяни України та інших країн можуть без перешкод створювати sp. z o.o. в Польщі, бути її учасниками й членами правління. Але є кілька моментів, про які польські посібники зазвичай не пишуть.

1. PESEL і підписи

• Особу без номера PESEL можна внести до KRS. Тоді в реєстрі зазначаються її ім’я, прізвище та дата народження.
• Profil Zaufany потребує номера PESEL. Без нього потрібен кваліфікований електронний підпис.
• Для надсилання фінансової звітності потрібна особа з PESEL, внесеним до KRS, або адвокат чи радца.

2. Адреса для доставки поза ЄС = представник у Польщі

Член правління, прокурист або ліквідатор зазначає адресу для доставки. Якщо ця адреса поза Європейським Союзом (наприклад, у Києві чи Львові), потрібно призначити представника для отримання кореспонденції (pełnomocnik do doręczeń) у Польщі. Будь-яку зміну адреси чи представника подають до реєстраційного суду без збору.

3. Заяву про статус іноземця подає компанія

Під час реєстрації компанії або зміни учасників заявник, тобто сама компанія, заявляє, чи є вона іноземцем у розумінні закону про набуття нерухомості іноземцями. Компанія з місцезнаходженням у Польщі вважається іноземцем у цьому сенсі, якщо її прямо чи опосередковано контролюють іноземці. Тоді вона також заявляє, чи є власником або безстроковим користувачем нерухомості в Польщі.

4. Витяг із KRS для банку чи установи в Україні

Для використання за кордоном замовте витяг від Centralna Informacja KRS, отримайте апостиль (Польща та Україна — учасники Гаазької конвенції) і зробіть присяжний переклад.

5. З JDG у sp. z o.o.

Багато хто починає з JDG, а зі зростанням доходів переходить у компанію. Під час перетворення:

• перетворена компанія виникає з моменту запису в KRS і отримує номер KRS, новий NIP і REGON;
• протягом 7 днів після запису подається заява про виключення JDG із CEIDG;
• протягом 7 днів після запису потрібно також знятися з обліку в ZUS за JDG і зареєструватися з новим кодом страхування (наприклад, як єдиний учасник);
• протягом 21 дня подається NIP-8.

Питання VAT і касових апаратів під час перетворення варто аналізувати індивідуально, бо вони залежать від конкретної ситуації.

Чим загрожують порушення в KRS

1. Примусове провадження. Суд вимагає подати заяву чи документи в додатковий 7-денний строк. Після його спливу накладає штраф і може накладати його повторно.
2. Розпуск компанії без ліквідації. Можливий, зокрема, якщо попри вимогу суду не подано фінансові звіти за 2 фінансові роки поспіль.
3. Відповідальність за шкоду. Компанія відповідає за шкоду, завдану поданням недостовірних даних або неподанням даних у строк.
4. Втрата захисту перед контрагентами. Не можна посилатися перед добросовісними третіми особами на дані, які не внесені до реєстру.
5. Кримінальний і податковий ризик у разі неподання фінансової звітності.

Захист від «крадіжки компанії»

Система KRS дає змогу замовити автоматичні сповіщення про кожну нову справу і кожен запис щодо обраної компанії. З 31 травня 2026 року такі сповіщення можна отримувати також у застосунку mObywatel (до 50 суб’єктів). Це простий спосіб не допустити, щоб хтось змінив правління вашої компанії без вашого відома.

Головні зміни в KRS 2025–2027

На що звернути увагу

• Рахується дата події, а не дата, коли «хтось згадав». 7 днів відраховуються, наприклад, від дня рішення про зміну правління.
• Неоплаченої заяви не існує. Оплатіть її одразу в системі.
• Зміни договору компанії діють лише з дати запису. Не змінюйте назву в рахунках, на печатках і сайті до запису.
• Список учасників після кожної зміни має бути підписаний усіма членами правління.
• CRBR — окремий реєстр. Зміна в KRS не оновлює кінцевих бенефіціарів автоматично.
• Заздалегідь перевірте, хто може надіслати звітність, поки не настав червень.
• Переплата податку до виключення. Подайте заяву про повернення переплати до того, як компанію виключать із KRS. Після виключення повертати її не буде кому.
• Виключення компанії з боргами перед учасником. В одній з індивідуальних інтерпретацій 2025 року директор KIS визнав, що саме виключення компанії з непогашеними зобов’язаннями перед учасником не створює доходу з CIT. Але інтерпретація захищає лише заявника, тому кожну ліквідацію варто аналізувати індивідуально.

Часті помилки підприємців

1. Пошук JDG у KRS. Фізична особа-підприємець міститься в CEIDG.
2. Використання нової назви чи адреси до запису.
3. Пропуск 7-денного строку під час зміни правління чи учасників.
4. Немає нового списку учасників і списку осіб, уповноважених призначати правління, після продажу часток.
5. Договір продажу часток підписано через Profil Zaufany в компанії, яку створено не через S24.
6. Немає заяви компанії про статус іноземця.
7. Правління без PESEL і немає плану, хто підпише звітність.
8. Немає представника для отримання кореспонденції, коли член правління живе поза ЄС.
9. Надсилання звітності без усіх підписів.
10. Сподівання на автоматичну заміну PKD без перевірки, чи підходять нові коди до діяльності.
11. Старі розрахунки вартості. Суми з доданими 100 зл. за MSiG неактуальні з 29.11.2025.
12. Строк естонського CIT рахують від запису в KRS, а не від початку податкового року.

Підсумок

Krajowy Rejestr Sądowy — відкрита «візитна картка» вашої компанії і найшвидший спосіб перевірити контрагента: безкоштовно, онлайн, за NIP, REGON або назвою. Головне правило під час ведення компанії: кожну зміну подавайте протягом 7 днів, а фінансову звітність — протягом 15 днів з дати затвердження. Після 29 листопада 2025 року це дешевше, бо зник збір за MSiG. Попереду важливий строк: 31 грудня 2026 року закінчується перехідний період PKD 2007.

Потрібна допомога з KRS?

У Finansowy Flex ми ведемо бухгалтерію sp. z o.o. і стежимо за строками, про які легко забути: фінансова звітність, списки учасників, оновлення PKD і заявки до CRBR. Ми також допомагаємо підприємцям з України пройти формальності, якщо член правління не має PESEL або живе за кордоном. Говоримо польською, українською та російською.

Запишіться на безкоштовну первинну консультацію — перевіримо стан вашої компанії в KRS і підкажемо, що варто впорядкувати до кінця року.

FAQ — часті запитання про KRS