KRS W POLSCE 2026: CO TO JEST, JAK SPRAWDZIĆ FIRMĘ I GŁÓWNE OBOWIĄZKI SPÓŁKI

Stan prawny na dzień: 24 września 2026 r.

Kontrahent przysyła fakturę z nową nazwą spółki, bank prosi o „aktualny odpis z KRS”, a sąd rejestrowy wzywa do uzupełnienia dokumentów pod rygorem grzywny. Wszystkie te sytuacje prowadzą do jednego miejsca: Krajowego Rejestru Sądowego.

W tym przewodniku wyjaśniamy KRS od strony praktycznej. Dowiesz się, jak w 3 minuty sprawdzić firmę po NIP, co i w jakim terminie musisz zgłaszać, ile to kosztuje po zmianach z 2025 r. i na co szczególnie uważać, jeśli prowadzisz spółkę w Polsce jako cudzoziemiec, np. obywatel Ukrainy.

KRS – co to jest?

Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) to publiczny, jawny rejestr prowadzony przez sądy rejonowe (wydziały gospodarcze), w którym ujawnia się m.in. spółki handlowe, fundacje, stowarzyszenia i spółdzielnie. Z KRS każdy może bezpłatnie sprawdzić, kto reprezentuje firmę, jaki ma kapitał, czy złożyła sprawozdania finansowe i czy nie jest w likwidacji lub upadłości.

W praktyce KRS to „dowód osobisty” spółki. Banki, kontrahenci, urzędy skarbowe i ZUS opierają się na danych z rejestru. Jeśli czegoś w nim nie ma, dla obrotu gospodarczego zwykle „nie istnieje”.

Z czego składa się KRS

KRS to w rzeczywistości trzy rejestry pod jednym szyldem:

• rejestr przedsiębiorców – spółki, spółdzielnie, oddziały firm zagranicznych i inne podmioty gospodarcze;
• rejestr stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz SPZOZ;
• rejestr dłużników niewypłacalnych – historyczny; nowe informacje o zadłużeniu trafiają dziś do Krajowego Rejestru Zadłużonych (KRZ).

Kto prowadzi KRS: sądy i Ministerstwo Sprawiedliwości

Wpisów dokonują sądy rejestrowe, czyli wydziały gospodarcze KRS przy sądach rejonowych. Za system informatyczny, wyszukiwarkę i portale odpowiada Ministerstwo Sprawiedliwości. Dlatego adresy oficjalnych serwisów kończą się na ms.gov.pl, a w wyszukiwarce ludzie często wpisują „krs ms”.

KRS to nie Krajowa Rada Sądownictwa

Skrót „KRS” oznacza też Krajową Radę Sądownictwa, czyli konstytucyjny organ stojący na straży niezależności sądów. O niej piszą media przy okazji reform sądownictwa. Ten artykuł dotyczy wyłącznie Krajowego Rejestru Sądowego, czyli rejestru firm.

Kto musi być w KRS, a kto nie

To pierwsze pytanie, które zadają nam przedsiębiorcy zaczynający działalność w Polsce. Odpowiedź zależy od formy prawnej:

Więcej o tym, czym różnią się CEIDG i KRS oraz jak działa S24, piszemy w artykule CEIDG, KRS i S24 – przydatne usługi publiczne.

Przykład: Pan Taras prowadzi JDG z usługami IT i chce „sprawdzić swój numer KRS”. Takiego numeru nie ma. Jego dane są w CEIDG. Numer KRS dostanie dopiero wtedy, gdy przekształci działalność w spółkę z o.o. albo założy nową spółkę.

Numer KRS, NIP i REGON – czym się różnią

To trzy różne numery, które często mylą się na fakturach i w umowach.

Nowa spółka nie musi osobno występować o NIP i REGON. Otrzymuje je automatycznie po wpisie do KRS, a numery trafiają do rejestru z systemów KAS i GUS. Po wpisie trzeba jednak w ciągu 21 dni złożyć w urzędzie skarbowym zgłoszenie uzupełniające NIP-8.

Wyszukiwarka KRS – jak sprawdzić firmę krok po kroku

Baza Krajowego Rejestru Sądowego jest jawna i bezpłatna. Nie potrzebujesz konta ani podpisu elektronicznego.

1. Wejdź do oficjalnej Wyszukiwarki Podmiotów KRS Ministerstwa Sprawiedliwości.
2. Wpisz jeden z identyfikatorów: numer KRS, NIP, REGON albo nazwę. Nazwę wpisuj bez formy prawnej, np. „Alfa”, a nie „Alfa sp. z o.o.”. Numer KRS uzupełnij zerami do 10 cyfr.
3. Wybierz rejestr (przedsiębiorców albo stowarzyszeń) i kliknij „Szukaj”.
4. Pobierz informację odpowiadającą odpisowi aktualnemu (stan na dziś) albo pełnemu (z całą historią zmian).
5. Sprawdź sprawozdania finansowe w Repozytorium Dokumentów Finansowych. Też bezpłatnie.

Co sprawdzić u kontrahenta przed podpisaniem umowy

• Kto może podpisać umowę. Dział 2 pokazuje skład zarządu i sposób reprezentacji, np. „dwóch członków zarządu łącznie”. Jeśli umowę podpisze jedna osoba przy reprezentacji łącznej, możesz mieć problem.
• Czy firma składa sprawozdania. Brak sprawozdań za kilka lat to sygnał ostrzegawczy.
• Dział 4. Wzmianki o zaległościach i bezskutecznej egzekucji.
• Dział 6. Likwidacja, upadłość, restrukturyzacja.
• Kapitał zakładowy i data rejestracji. Spółka z kapitałem 5000 zł założona dwa tygodnie temu, która chce od Ciebie przedpłaty 200 000 zł, zasługuje na dodatkowe pytania.

Warto uzupełnić to o Białą listę podatników VAT (status VAT i rachunek bankowy), Krajowy Rejestr Zadłużonych i CRBR (beneficjenci rzeczywiści).

Odpis aktualny, pełny, wyciąg, zaświadczenie – co wybrać?

Czy wydruk z internetu jest ważny? Tak. Samodzielnie pobrane wydruki aktualnych i pełnych informacji o podmiocie mają moc dokumentów wydawanych przez Centralną Informację KRS. Niektóre instytucje, zwłaszcza zagraniczne, mogą jednak żądać odpisu wydanego przez Centralną Informację, a do użytku za granicą, np. w Ukrainie, także apostille i tłumaczenia przysięgłego.

Co znajdziesz w KRS: 6 działów rejestru przedsiębiorców

Ważne: w odpisie spółki z o.o. nie zobaczysz wszystkich wspólników. Ujawnia się tylko tych, którzy mają co najmniej 10% kapitału. Pełna lista wspólników znajduje się w aktach rejestrowych.

Oficjalne serwisy KRS (gov) – gdzie co załatwić

Do podpisywania wniosków służy kwalifikowany podpis elektroniczny, profil zaufany albo podpis osobisty (e-dowód). Wnioski dotyczące przedsiębiorców składa się wyłącznie elektronicznie. Papierowy wniosek zostanie zwrócony.

Rejestracja spółki w KRS: S24 czy notariusz?

Jeśli planujesz rejestrację spółki, masz dwie drogi:

Opłaty podajemy już bez dawnych 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Ten obowiązek zniesiono 29 listopada 2025 r. Co powinno się znaleźć w umowie, wyjaśniamy w osobnym poradniku o umowie spółki z o.o.

Pamiętaj:

• Od podpisania umowy do wpisu działasz jako „spółka z o.o. w organizacji”. Wniosek o wpis trzeba złożyć w ciągu 6 miesięcy od zawarcia umowy, inaczej spółka w organizacji ulega rozwiązaniu.
• Spółka z o.o. powstaje dopiero z chwilą wpisu do KRS.
• Po wpisie: NIP-8 w ciągu 21 dni, zgłoszenie do CRBR (beneficjenci rzeczywiści), ewentualnie VAT-R, zgłoszenie do ZUS (np. jedynego wspólnika). Te obowiązki przejmujemy w ramach księgowości spółki z o.o.
• Jeśli wybierasz estoński CIT, termin na zawiadomienie ZAW-RD liczy się od początku pierwszego roku podatkowego, a nie od daty wpisu do KRS. Spółka założona 10 października i wpisana w listopadzie powinna złożyć zawiadomienie do końca października.

Zmiany w KRS: co, kiedy i za ile

Podstawowa zasada: 7 dni

Wniosek o wpis zmiany składa się nie później niż w ciągu 7 dni od zdarzenia, np. od podjęcia uchwały o powołaniu członka zarządu, chyba że przepis szczególny przewiduje inny termin.

Co zgłaszać, a czego nie

Kiedy zmiana „działa”: przed wpisem czy po?

• Wpis konstytutywny – zmiana istnieje prawnie dopiero od wpisu. Dotyczy np. zmiany umowy spółki (w tym nazwy), podwyższenia kapitału i samego powstania spółki z o.o.
• Wpis deklaratoryjny – zmiana już nastąpiła, a KRS ją tylko potwierdza. Przykład: nowy członek zarządu jest powołany od dnia uchwały, a zbycie udziałów jest skuteczne wobec spółki od zawiadomienia jej o transakcji.

Przykład: kontrahent przysyła noty z nową, rozszerzoną nazwą i pisze, że „zmiana jest w KRS w toku”. Do czasu wpisu w dokumentach księgowych i umowach używaj dotychczasowej nazwy z rejestru. Samo złożenie wniosku nie zmienia nazwy spółki.

Pamiętaj też o zasadzie z drugiej strony: spółka nie może powoływać się wobec osób trzecich działających w dobrej wierze na dane, których nie zgłosiła do rejestru. Jeśli odwołany prezes nadal widnieje w KRS i podpisze umowę, możesz mieć trudność z jej podważeniem.

Opłaty w KRS w 2026 r.

Wniosek złożony elektronicznie i nieopłacony nie wywołuje skutków. Nie „zatrzymuje” terminu 7 dni.

Przykład z liczbami: sprzedaż udziałów

Spółka z o.o. ma kapitał 10 000 zł (200 udziałów po 50 zł). Olena sprzedaje Andrijowi 60 udziałów (30%) umową z 3 marca. Spółka otrzymuje zawiadomienie z kopią umowy 5 marca.

1. Forma umowy. Umowa zbycia udziałów wymaga formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi. Podpis elektroniczny, w tym profil zaufany, wystarczy tylko w spółce założonej przez S24 i przy użyciu wzorca w systemie.
2. Zarząd wpisuje zmianę do księgi udziałów.
3. Do 12 marca składa przez PRS wniosek z nową listą wspólników podpisaną przez wszystkich członków zarządu. Andrij ma powyżej 10%, więc jego dane trafią do działu 1.
4. Do wniosku dołącza też umowę sprzedaży udziałów oraz listę osób uprawnionych do powołania zarządu z ich adresami do doręczeń.
5. Spółka jako wnioskodawca składa oświadczenie, czy jest cudzoziemcem w rozumieniu ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców. Polska spółka też może nim być, jeśli kontrolują ją cudzoziemcy. Jeśli tak, oświadcza również, czy ma nieruchomości w Polsce.
6. Opłata: 250 zł.
7. Ponieważ Andrij ma co najmniej 25% udziałów, spółka aktualizuje też CRBR.

Sprawozdanie finansowe do KRS: terminy, podpisy, błędy

Kalendarz (rok obrotowy = rok kalendarzowy)

Do KRS składa się m.in. sprawozdanie finansowe, uchwałę o zatwierdzeniu i o podziale zysku lub pokryciu straty, a w określonych przypadkach sprawozdanie z działalności i sprawozdanie z badania. Zgłoszenie jest bezpłatne i odbywa się przez system MS. Sporządzenie sprawozdania to część pełnej księgowości spółki.

Kto może wysłać sprawozdanie? Pułapka z numerem PESEL

Zgłoszenie musi podpisać co najmniej jedna osoba, której numer PESEL jest ujawniony w KRS (np. członek zarządu, prokurent, likwidator) albo adwokat lub radca prawny z pełnomocnictwem.

Jeśli jedyny członek zarządu nie ma numeru PESEL, np. mieszka w Ukrainie lub w innym kraju, nie złoży sprawozdania sam. Trzeba zaplanować rozwiązanie zawczasu: powołać prokurenta z numerem PESEL, dodać drugiego członka zarządu albo zlecić zgłoszenie profesjonalnemu pełnomocnikowi.

Najczęstsze wpadki i jak je naprawić

• Wysłano plik bez kompletu podpisów. Nie zostawiaj tego tak. Sprawozdanie bez wszystkich wymaganych podpisów może zostać zakwestionowane przez sąd lub organ podatkowy. W praktyce składa się ponownie kompletny plik w strukturze JPK_SF jako osobne zgłoszenie, z krótką informacją, że to uzupełnienie podpisu.
• Dołączono złą uchwałę. Złóż właściwą uchwałę z pismem wyjaśniającym i wnioskiem o sprostowanie wzmianki. Sposób postępowania warto uzgodnić z księgową lub prawnikiem, bo praktyka sądów bywa różna.
• Chcesz ukryć przychody przed konkurencją? Nie da się. Sprawozdania w KRS są jawne i każdy może je pobrać bezpłatnie.

PKD 2025 w KRS – termin 31 grudnia 2026 r.

Od 1 stycznia 2025 r. obowiązuje nowa Polska Klasyfikacja Działalności (PKD 2025). Spółki, które mają w KRS kody według PKD 2007, mogą z nich korzystać w okresie przejściowym, najpóźniej do 31 grudnia 2026 r.

Co się stanie, jeśli nic nie zrobisz? Po zakończeniu okresu przejściowego rejestr przekoduje kody automatycznie według klucza powiązań GUS. Brzmi wygodnie, ale:

• gdy jeden stary kod odpowiada kilku nowym, system wybierze wariant „statystyczny”, a nie ten, który opisuje Twoją faktyczną działalność;
• automat zmieni kody w KRS, ale nie zmieni Twojej umowy spółki;
• jeśli automatycznie wykreślony zostanie przedmiot przeważającej działalności, trzeba będzie wskazać nowy przy pierwszym kolejnym wniosku o zmianę danych.

Nasza rada: jeśli w najbliższych miesiącach i tak zmieniasz coś w KRS (zarząd, adres, wspólników), połącz to z aktualizacją PKD. Wniosek o zamianę kodów PKD 2007 na PKD 2025 w okresie przejściowym nie podlega opłacie sądowej. Jeśli składasz wniosek dotyczący przedmiotu działalności, musisz od razu użyć kodów PKD 2025.

A co z działalnością incydentalną? W KRS można ujawnić maksymalnie 10 kodów PKD. Wpis PKD ma charakter informacyjny, więc sporadyczna usługa spoza listy nie jest zakazana. Jeśli jednak stanie się stałym źródłem przychodu albo wymaga jej bank, licencja czy dotacja, dopisz odpowiedni kod.

KRS dla przedsiębiorców z Ukrainy i innych cudzoziemców

Obywatele Ukrainy i innych krajów mogą bez przeszkód zakładać spółki z o.o. w Polsce, być ich wspólnikami i członkami zarządu. Jest jednak kilka kwestii, o których polskie poradniki zwykle nie piszą.

1. PESEL a podpisy

• Osoba bez numeru PESEL może być wpisana do KRS. Rejestr zawiera wtedy jej imię, nazwisko i datę urodzenia.
• Profil zaufany wymaga numeru PESEL. Bez niego potrzebny jest kwalifikowany podpis elektroniczny.
• Do wysłania sprawozdania finansowego potrzebna jest osoba z numerem PESEL ujawnionym w KRS albo adwokat lub radca prawny.

2. Adres do doręczeń poza UE = pełnomocnik w Polsce

Członek zarządu, prokurent lub likwidator podaje adres do doręczeń. Jeśli ten adres jest poza Unią Europejską (np. w Kijowie czy Lwowie), trzeba wskazać pełnomocnika do doręczeń w Polsce. Każdą zmianę adresu lub pełnomocnika zgłasza się do sądu rejestrowego, bez opłaty.

3. Oświadczenie o statusie cudzoziemca składa spółka

Przy wpisie spółki albo przy zmianie wspólników wnioskodawca, czyli sama spółka, oświadcza, czy jest cudzoziemcem w rozumieniu ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców. Spółka z siedzibą w Polsce jest cudzoziemcem w tym sensie, jeśli bezpośrednio lub pośrednio kontrolują ją cudzoziemcy. Wtedy oświadcza też, czy jest właścicielem lub użytkownikiem wieczystym nieruchomości w Polsce.

4. Odpis z KRS dla banku lub urzędu w Ukrainie

Do użytku za granicą zamów odpis wydawany przez Centralną Informację KRS, uzyskaj apostille (Polska i Ukraina są stronami konwencji haskiej) i zleć tłumaczenie przysięgłe.

5. Z JDG do spółki z o.o.

Wiele osób zaczyna od JDG, a przy większych przychodach przechodzi do spółki. Przy przekształceniu:

• spółka przekształcona powstaje z chwilą wpisu do KRS i dostaje numer KRS oraz nowy NIP i REGON;
• w ciągu 7 dni od wpisu składa się wniosek o wykreślenie JDG z CEIDG;
• w ciągu 7 dni od wpisu trzeba też wyrejestrować się z ZUS z tytułu JDG i zgłosić z nowym kodem tytułu ubezpieczenia (np. jako jedyny wspólnik);
• w ciągu 21 dni składa się NIP-8.

Kwestie VAT i kas fiskalnych przy przekształceniu warto przeanalizować indywidualnie, bo zależą od konkretnej sytuacji.

Co grozi za zaniedbania w KRS

1. Postępowanie przymuszające. Sąd wzywa do złożenia wniosku lub dokumentów w dodatkowym 7-dniowym terminie. Po jego upływie nakłada grzywnę i może ją ponawiać.
2. Rozwiązanie spółki bez likwidacji. Możliwe m.in. wtedy, gdy mimo wezwania nie złożono sprawozdań finansowych za 2 kolejne lata obrotowe.
3. Odpowiedzialność odszkodowawcza. Spółka odpowiada za szkodę wyrządzoną zgłoszeniem nieprawdziwych danych albo niezgłoszeniem danych w terminie.
4. Utrata ochrony wobec kontrahentów. Nie możesz powoływać się wobec osób trzecich w dobrej wierze na dane, których nie wpisano.
5. Ryzyko karne i podatkowe przy niezłożeniu sprawozdania finansowego.

Ochrona przed „kradzieżą spółki”

System KRS pozwala zamówić automatyczne powiadomienia o każdej nowej sprawie i każdym wpisie dotyczącym wskazanej spółki. Od 31 maja 2026 r. takie powiadomienia można otrzymywać także w aplikacji mObywatel (do 50 podmiotów). To prosty sposób, by nikt nie zmienił zarządu Twojej spółki bez Twojej wiedzy.

Najważniejsze zmiany w KRS 2025–2027

Na co zwrócić uwagę

• Liczy się data zdarzenia, nie data, kiedy „ktoś pamiętał”. 7 dni biegnie np. od dnia uchwały o zmianie zarządu.
• Nieopłacony wniosek nie istnieje. Opłać go od razu w systemie.
• Zmiany umowy spółki działają dopiero od wpisu. Nie zmieniaj nazwy na fakturach, pieczątkach i stronie www przed wpisem.
• Lista wspólników po każdej zmianie musi być podpisana przez wszystkich członków zarządu.
• CRBR to osobny rejestr. Zmiana w KRS nie aktualizuje beneficjentów rzeczywistych automatycznie.
• Sprawdzaj, kto może wysłać sprawozdanie, zanim nadejdzie czerwiec.
• Nadpłata podatku przed wykreśleniem. Wystąp o zwrot nadpłaty, zanim spółka zostanie wykreślona z KRS. Po wykreśleniu nie będzie komu jej zwrócić.
• Wykreślenie spółki z długami wobec wspólnika. W jednej z interpretacji indywidualnych z 2025 r. Dyrektor KIS uznał, że samo wykreślenie spółki z niespłaconymi zobowiązaniami wobec wspólnika nie tworzy przychodu CIT. Interpretacja chroni jednak tylko wnioskodawcę, więc każdą likwidację warto przeanalizować indywidualnie.

Najczęstsze błędy przedsiębiorców

1. Szukanie JDG w KRS. Jednoosobowa działalność jest w CEIDG.
2. Używanie nowej nazwy lub adresu przed wpisem.
3. Przegapienie terminu 7 dni przy zmianie zarządu lub wspólników.
4. Brak nowej listy wspólników i listy osób uprawnionych do powołania zarządu po sprzedaży udziałów.
5. Umowa sprzedaży udziałów podpisana profilem zaufanym w spółce, która nie była założona przez S24.
6. Brak oświadczenia spółki o statusie cudzoziemca.
7. Zarząd bez numeru PESEL i brak planu na podpisanie sprawozdania.
8. Brak pełnomocnika do doręczeń, gdy członek zarządu mieszka poza UE.
9. Wysłanie sprawozdania bez wszystkich podpisów.
10. Liczenie na automatyczną zmianę PKD bez sprawdzenia, czy nowe kody pasują do działalności.
11. Kopiowanie starych kosztorysów. Opłaty z doliczonymi 100 zł za MSiG są nieaktualne od 29.11.2025.
12. Termin estońskiego CIT liczony od wpisu do KRS zamiast od początku roku podatkowego.

Podsumowanie

Krajowy Rejestr Sądowy to jawna „wizytówka” Twojej spółki i najszybszy sposób na sprawdzenie kontrahenta: bezpłatnie, online, po NIP, REGON lub nazwie. Najważniejsza zasada przy prowadzeniu spółki brzmi: każdą zmianę zgłaszaj w ciągu 7 dni, a sprawozdanie finansowe w ciągu 15 dni od zatwierdzenia. Po 29 listopada 2025 r. jest taniej, bo znikła opłata za MSiG. Przed nami ważny termin: 31 grudnia 2026 r. kończy się okres przejściowy PKD 2007.

Potrzebujesz pomocy z KRS?

W Finansowy Flex prowadzimy księgowość spółek z o.o. i pilnujemy terminów, o których łatwo zapomnieć: sprawozdań finansowych, list wspólników, aktualizacji PKD i zgłoszeń do CRBR. Pomagamy także przedsiębiorcom z Ukrainy przejść przez formalności, gdy członek zarządu nie ma numeru PESEL albo mieszka za granicą. Rozmawiamy po polsku, ukraińsku i rosyjsku.

Umów bezpłatną konsultację wstępną – sprawdzimy stan Twojej spółki w KRS i powiemy, co warto uporządkować przed końcem roku.

FAQ – najczęstsze pytania o KRS