Spis z natury na 31.12.2026 – jak zrobić remanent w KPiR krok po kroku

Stan prawny na dzień: 26.10.2026

Spis z natury (remanent) na koniec 2026 r. musi zrobić każdy przedsiębiorca prowadzący KPiR, czyli rozliczający się na skali podatkowej albo podatkiem liniowym. Spisujesz towary handlowe, materiały, wyroby gotowe i produkcję w toku według stanu na 31 grudnia 2026 r., wyceniasz je najpóźniej w ciągu 14 dni od zakończenia spisu i wpisujesz łączną wartość do księgi. Od tej kwoty zależy dochód za cały rok: im większy zapas na koniec roku, tym niższe koszty i wyższy podatek. Dlatego błąd w remanencie to błąd w zeznaniu PIT-36 lub PIT-36L.

Czy muszę robić spis z natury, jeśli nie mam towarów?

To najczęstsze pytanie w grudniu. Przepisy nie zwalniają nikogo, kto prowadzi KPiR: obowiązek sporządzenia spisu dotyczy wszystkich podatników księgi, także tych, którzy świadczą wyłącznie usługi. Jeśli na 31 grudnia nie masz żadnych towarów ani materiałów, w praktyce sporządza się spis „zerowy” – arkusz z datą, adnotacją, że towarów brak, i podpisem – a w księdze wpisuje się wartość 0 zł.

Moja rada: nawet programista czy tłumacz na skali lub liniowym powinien mieć taki jednostronicowy dokument w aktach. Nic nie kosztuje, a przy kontroli zamyka temat, zanim urzędnik zapyta, dlaczego w księdze brakuje remanentu. Spisu nie robią natomiast osoby na ryczałcie – one nie prowadzą KPiR, tylko ewidencję przychodów.

Kiedy trzeba sporządzić spis z natury

Nowe rozporządzenie w sprawie KPiR, obowiązujące od 1 stycznia 2026 r., wymienia sytuacje, w których spis z natury jest obowiązkowy. Sporządzasz go:

• na koniec każdego roku podatkowego (31 grudnia),
• na 1 stycznia – ale jeśli zrobiłeś spis na 31 grudnia, to ten sam spis jest jednocześnie spisem na początek nowego roku,
• na dzień rozpoczęcia działalności w trakcie roku,
• na dzień utraty prawa do ryczałtu w trakcie roku (wtedy zaczynasz prowadzić KPiR),
• przy zmianie wspólnika lub proporcji udziałów w spółce cywilnej albo jawnej,
• na dzień likwidacji działalności.

Spis może też zarządzić naczelnik urzędu skarbowego, a niektórzy przedsiębiorcy sporządzają go dobrowolnie co miesiąc, żeby znać faktyczny dochód. Taki spis również wpisuje się do księgi.

Co obejmuje spis, a czego w nim nie ma

Do spisu z natury trafiają towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcja w toku, wyroby gotowe, braki i odpady. Liczysz wszystko, co jest Twoją własnością, także jeśli w dniu spisu leży poza firmą: w magazynie operatora logistycznego, w centrum fulfillmentu marketplace’u, u kontrahenta albo w drodze od dostawcy, o ile przeszła już na Ciebie własność.

Towary obce, które fizycznie są u Ciebie (np. przyjęte w komis, do naprawy albo do przerobu), też wpisujesz do spisu, ale tylko ilościowo, bez wyceny, z informacją, czyją są własnością. W spisie nie ma natomiast środków trwałych ani wyposażenia – one mają własne ewidencje i nie są „towarem” w rozumieniu przepisów o KPiR.

Jak zrobić spis z natury krok po kroku

Spis sporządza się „starannie i trwale”, czyli na papierze albo w pliku, którego nie da się później niepostrzeżenie zmienić. Arkusz musi zawierać co najmniej:

• imię i nazwisko właściciela (nazwę firmy) i datę spisu,
• numer kolejny każdej pozycji,
• dokładną nazwę towaru, jednostkę miary i ilość,
• cenę jednostkową w złotych i groszach oraz wartość pozycji (ilość × cena),
• łączną wartość spisu,
• klauzulę „Spis zakończono na pozycji …”,
• podpis właściciela (w spółce cywilnej – wspólników).

W praktyce najpierw liczysz ilości, a dopiero potem dopisujesz ceny. Na wycenę masz 14 dni od zakończenia spisu, więc przy spisie na 31.12.2026 r. termin mija 14 stycznia 2027 r. Jeśli fizycznie liczysz towar dzień lub dwa później, bo 31 grudnia sklep pracuje, spis nadal musi pokazywać stan na 31 grudnia – ilości z dnia liczenia korygujesz o sprzedaż i dostawy z tych dni i zostawiasz w dokumentacji, jak to wyliczyłeś.

Jak wycenić towar w remanencie

Podstawowa zasada: towary handlowe i materiały wyceniasz według ceny zakupu albo nabycia. Cena zakupu to kwota z faktury bez odliczanego VAT. Cena nabycia to cena zakupu powiększona o koszty uboczne (transport, załadunek, ubezpieczenie w drodze). Możesz wybrać prostszą cenę zakupu – rozporządzenie wprost na to pozwala.

Jeśli cena rynkowa z dnia spisu jest niższa niż cena zakupu – bo towar się przeterminował, uszkodził albo wyszedł z mody – wyceniasz go po cenie rynkowej. Wtedy przy takiej pozycji trzeba pokazać obie ceny: jednostkową cenę zakupu i przyjętą niższą wartość. Wyroby własnej produkcji i półwyroby wycenia się według kosztu wytworzenia, a produkcję w toku w usługach i budowlance według kosztu wytworzenia, ale nie niżej niż koszt zużytych materiałów.

Dwie pułapki dla osób, które płacą faktury z opóźnieniem. Wartość spisu pomniejszasz o tę część towarów, od której zmniejszyłeś koszty z powodu niezapłaconej faktury (art. 22p ustawy o PIT). A jeśli rozliczasz się kasowym PIT, pomniejszasz ją o towary, za które jeszcze nie zapłaciłeś i których koszt dlatego nie został potrącony.

Przykład w liczbach

Sklep internetowy na podatku liniowym: spis na początek 2026 r. – 20 000 zł, zakupy towarów w ciągu roku – 180 000 zł netto (kolumna 12 KPiR), transport od dostawców – 3 000 zł (kolumna 13), spis na 31.12.2026 r. – 35 000 zł. Koszt sprzedanych towarów: 20 000 + 180 000 + 3 000 − 35 000 = 168 000 zł. Pominięcie w spisie towaru leżącego w magazynie marketplace’u (35 000 zł) zawyżyłoby koszty i zaniżyło podatek o 6 650 zł, a składkę zdrowotną o 1 715 zł – do dopłaty z odsetkami przy kontroli.

Przecena działa w drugą stronę, i to legalnie: 120 kremów kupionych po 25 zł, którym kończy się termin przydatności, wyceniasz po aktualnej cenie rynkowej 10 zł, czyli na 1 200 zł zamiast 3 000 zł, i przy tej pozycji pokazujesz obie ceny. Remanent spada o 1 800 zł, a podatek o 342 zł. Niższą wartość trzeba umieć udowodnić, np. zrzutami ofert konkurencji albo własną obniżką ceny.

Spis z natury w KPiR i w dochodzie rocznym

Do księgi wpisujesz łączną wartość spisu, a sam arkusz przechowujesz w dokumentacji przez 5 lat. Dochód za rok liczy się według schematu z objaśnień do KPiR: przychód (kolumna 11) minus koszty, przy czym koszty to remanent początkowy plus zakupy towarów i koszty uboczne (kolumny 12 i 13) minus remanent końcowy plus pozostałe wydatki (kolumna 16). Z tego dochodu wynika podatek w zeznaniu rocznym i roczne rozliczenie składki zdrowotnej.

Remanent nie zmienia więc tego, ile zapłaciłeś za towar – zmienia tylko to, w którym roku ten wydatek staje się kosztem. Towar niesprzedany w 2026 r. „przechodzi” jako koszt na 2027 r. To ważne przy wyborze formy opodatkowania na kolejny rok: jeśli wiesz, że zapas sprzedasz w 2027 r., uwzględnij go w kosztach przyszłego roku, kiedy liczysz opłacalność w kalkulatorze form opodatkowania.

Spis przy zmianie formy opodatkowania i likwidacji firmy

Przechodzisz z ryczałtu na skalę lub liniowy od 2027 r.? Zakładasz KPiR na 1 stycznia 2027 r. i od razu sporządzasz spis z natury na ten dzień – bez niego nie wykażesz w kosztach towarów kupionych jeszcze na ryczałcie. Odwrotnie, gdy z KPiR przechodzisz na ryczałt, spis na 31 grudnia zamyka ostatni rok księgi.

Przy likwidacji działalności spis sporządzasz na dzień zakończenia firmy. Czynny podatnik VAT musi dodatkowo rozliczyć VAT od towarów, od których odliczył podatek przy zakupie (tzw. remanent likwidacyjny), i wykazać go w ostatnim pliku JPK_V7. To częsty i drogi błąd przy zamykaniu firmy, więc warto zaplanować go z wyprzedzeniem.

Najczęstsze błędy przy remanencie

• Brak spisu, bo „nie mam towarów” – wystarczy spis zerowy, a jego brak to argument przeciwko rzetelności księgi.
• Pominięcie towarów poza firmą: w magazynie marketplace’u, u kontrahenta, w drodze.
• Wpisanie środków trwałych i wyposażenia do spisu.
• Wycena po cenie sprzedaży zamiast po cenie zakupu.
• Obniżenie wartości bez dowodu i bez pokazania ceny zakupu przy pozycji.
• Przekroczenie 14 dni na wycenę i liczenie „na oko” zamiast sztuk.
• Brak spisu na 1 stycznia przy przejściu z ryczałtu na KPiR.

Jeśli prowadzisz księgę samodzielnie, przyda się też artykuł o tym, jak samodzielnie ogarnąć sprawozdawczość JDG, a przy zakładaniu firmy – start JDG w 5 krokach. Od 2026 r. numer faktury z KSeF trafia też do nowej kolumny KPiR – więcej w naszym przewodniku po KSeF. Dla sklepów internetowych prowadzimy księgowość e-commerce, w tym remanenty przy magazynach zewnętrznych.

Zostaw zgłoszenie w formularzu poniżej – sprawdzimy Twój spis z natury przed zamknięciem roku i policzymy, jak wpłynie na podatek za 2026 r.

Najczęściej zadawane pytania