Правовий стан на: 25 вересня 2026 р.
З 27 квітня 2026 року заяву на карту побиту подають лише онлайн, через портал MOS, і її потрібно підписати електронно. Фізичну особу-підприємця реєструють у CEIDG, декларації надсилають через e-Urząd Skarbowy, а рахунки з 2026 року йдуть через KSeF. У всіх цих системах найпростіший «ключ» — профіль зауфани (Profil Zaufany). Для іноземця, який веде бізнес у Польщі, це вже не зручність, а необхідність.
У цьому гайді пояснюємо, хто може оформити профіль зауфани, як зробити це покроково, як його продовжити і навіщо він потрібен у бізнесі. А також показуємо обмеження, про які пишуть рідко, але через які може застрягнути, наприклад, реєстрація змін у KRS.
Що таке профіль зауфани
Профіль зауфани — це безкоштовний державний інструмент для підтвердження особи в інтернеті. З ним можна входити до сервісів польських держорганів, а вбудований у нього довірений підпис (podpis zaufany) дає змогу підписувати документи, які ви надсилаєте до установ. У стосунках із держорганами такий підпис має ту саму силу, що й власноручний.
- Безкоштовний і діє 3 роки.
- Прив’язаний до номера PESEL: один PESEL — один профіль.
- Працює в держорганах: податкова, ZUS, CEIDG, KRS, воєводське управління, гміна та багато інших.
Профіль зауфани, особистий підпис і кваліфікований підпис: у чому різниця
| Інструмент | Хто може отримати | Вартість | Де працює |
|---|---|---|---|
| Профіль зауфани (довірений підпис) | Будь-хто з PESEL, від 13 років | Безкоштовно | Справи з держорганами в Польщі |
| Особистий підпис (електронна ID-картка) | Лише громадяни Польщі з ID-карткою з електронним шаром | Безкоштовно | Справи з держорганами в Польщі |
| Кваліфікований електронний підпис | Будь-хто, зокрема без PESEL | Платно (підписка в постачальника) | Держоргани і договори в усьому ЄС; замінює власноручний підпис у приватних договорах |
Більшості іноземців у Польщі підходить така зв’язка: профіль зауфани для справ із держорганами і, за потреби, кваліфікований підпис для договорів і ситуацій, де профілю недостатньо.
Хто може оформити профіль зауфани
Профіль зауфани може отримати будь-який іноземець, який виконує ці умови:
| Вимога | На що звернути увагу |
|---|---|
| Номер PESEL | Без PESEL оформити профіль неможливо |
| Вік від 13 років і повна або обмежена дієздатність | Стосується і дітей іноземців |
| Чинний документ, що посвідчує особу | Паспорт або карта побиту, потрібні під час підтвердження |
| Польський номер телефону | SMS-коди зараз надходять лише на польські номери; підійде найдешевша передплачена SIM-картка |
| Електронна пошта | На неї надходять повідомлення і нагадування про строк дії |
Громадянство і вид карти побиту значення не мають. Вирішує номер PESEL.
Як іноземцю отримати PESEL у 2026 році
- Автоматично під час реєстрації за місцем проживання (прописки) в Польщі. Це найпростіший шлях для тих, хто тут живе.
- За заявою в гміні, якщо PESEL потрібен на підставі конкретної норми закону, наприклад для податкових обов’язків.
- З 1 січня 2026 року громадяни країн поза ЄС, ЄАВТ і Швейцарією мають подавати заяву на PESEL особисто. Через представника або поштою вже не можна. Це особливо важливо для іноземних членів правління польських компаній.
- Готуються зміни: за проєктом одного лише бажання підтвердити профіль зауфани вже не буде достатньо для отримання PESEL. Якщо PESEL потрібен для бізнесу, зазначайте в заяві підставу, пов’язану з діяльністю.
Як оформити профіль зауфани: 5 способів
| Спосіб | Кому підходить | Скільки часу |
|---|---|---|
| Через інтернет-банк | Тим, хто має рахунок у банку, що працює з профілем зауфани (зокрема PKO BP, Inteligo, Pekao, ING, mBank, Millennium, Alior, BNP Paribas, Erste, Credit Agricole, VeloBank, BOŚ, Bank Pocztowy, Kasa Stefczyka і кооперативні банки груп SGB та BPS) | Кілька хвилин |
| Заявка онлайн + візит до пункту підтвердження | Усім, зокрема без рахунку в польському банку | Візит протягом 14 днів після заявки |
| Відеодзвінок із працівником | Тим, хто не може прийти до пункту, якщо послуга доступна в цей момент | Час призначає установа |
| Електронна ID-картка | Лише громадяни Польщі | Кілька хвилин |
| Кваліфікований сертифікат (застосунок Podpis GOV) | Тим, хто має кваліфікований електронний підпис | Кілька хвилин |
Покроково: через банк
- Відкрийте сайт pz.gov.pl і виберіть створення профілю.
- Виберіть варіант через банк або іншого постачальника ідентифікації і знайдіть свій банк у списку.
- Увійдіть в інтернет-банк і погодьтеся на передачу даних.
- Перевірте дані, зазначте польський номер телефону та e-mail, введіть код із SMS.
- Готово: профіль працює одразу, а підсумок можна переглянути після входу на pz.gov.pl.
Важливо для іноземців: у банку має бути правильно зазначений ваш номер PESEL. Якщо рахунок відкривали за паспортом до отримання PESEL, спершу оновіть дані в банку, інакше система не пропустить реєстрацію.
Покроково: заявка онлайн і пункт підтвердження
- На pz.gov.pl виберіть створення профілю через онлайн-заявку і заповніть форму: дані з PESEL, логін, пароль, польський номер телефону, e-mail.
- Після надсилання надійде лист із підтвердженням.
- Протягом 14 днів прийдіть із паспортом або картою побиту до пункту підтвердження. Це, зокрема, податкові інспекції, відділення ZUS і NFZ, частина гмін і відділень Польської пошти. Найближчий пункт можна знайти в офіційному пошуку пунктів підтвердження. Введіть місто і перевірте, чи можна записатися на візит заздалегідь (кнопка «Umów wizytę»).
- Працівник перевірить документ і підтвердить профіль. Відтепер ним можна користуватися.
Якщо не встигнути за 14 днів, заявка втрачає чинність, і її треба подавати знову.
Строк дії та продовження
- Профіль діє 3 роки з дати підтвердження.
- Продовжити можна онлайн до закінчення строку: увійдіть на pz.gov.pl, відкрийте дані профілю і виберіть продовження. Підтвердження — кодом із SMS або сповіщенням у застосунку mObywatel. Профіль діятиме ще 3 роки. Продовження можна підтвердити і в будь-якому пункті підтвердження.
- Якщо строк минув, продовжити вже не можна. Потрібно оформити новий профіль одним з описаних способів.
- Змінили номер телефону? Одразу оновіть його в профілі, поки старий номер працює. Без SMS-кодів ви не увійдете і не підпишете документ.
Профіль зауфани для громадян України у 2026 році
- Люди з номером PESEL зі статусом UKR можуть мати профіль зауфани на тих самих умовах, що й інші іноземці. Часто профіль оформлюють у гміні разом із присвоєнням PESEL.
- З 5 березня 2026 року документ Diia.pl у застосунку mObywatel називається «Документ тимчасового захисту». Для його активації потрібен чинний профіль зауфани.
- З 4 травня 2026 року люди зі статусом UKR можуть подавати через портал MOS заяву на карту побиту CUKR. Для подання потрібен профіль зауфани або кваліфікований підпис. Отримання карти CUKR означає зміну статусу з UKR на CUKR.
Профіль зауфани в бізнесі: де він потрібен
| Сервіс | Що можна зробити з профілем зауфани |
|---|---|
| CEIDG | Реєстрація ФОП (JDG), зміна даних, призупинення і закриття діяльності |
| e-Urząd Skarbowy | Вхід до податкового кабінету, річні декларації, розрахунки, довідки |
| PUE/eZUS | Документи ZUS, лікарняні, заяви, стан розрахунків |
| KSeF | Вхід фізичної особи-підприємця до системи електронних рахунків |
| S24 | Реєстрація sp. z o.o. онлайн за шаблоном договору |
| Портал судових реєстрів | Підписання заяв про зміни в KRS і фінансової звітності |
| e-Doręczenia | Створення адреси для електронного доставлення кореспонденції |
| MOS | Заяви на тимчасовий і постійний дозвіл на проживання та карту CUKR |
Чим відрізняються CEIDG, KRS і S24, ми писали в статті CEIDG, KRS і S24: корисні державні сервіси.
Обмеження, про які варто знати
- Довірений підпис працює у справах із держорганами. Договори між компаніями, підписані профілем зауфани, як правило, не замінюють письмову форму. Винятки — випадки, прямо передбачені законом, наприклад система S24.
- Договір продажу часток. Профілю зауфани достатньо лише в компанії, створеній через S24, і за використання шаблону в системі. В інших sp. z o.o. договір потребує нотаріально засвідчених підписів. Це часта причина вимог суду дослати документи.
- Фінансову звітність до KRS може надіслати лише особа, чий PESEL внесено до KRS (наприклад, член правління), або адвокат чи радца. Член правління без PESEL не надішле її навіть із кваліфікованим підписом.
- Члени правління, які живуть за кордоном, часто не мають ні PESEL, ні польського номера. Для них практичніший кваліфікований електронний підпис.
Правила підписання установчого договору sp. z o.o. і документів для реєстру краще перевірити до реєстрації компанії, а не в день подання заяви.
mObywatel для іноземців
Застосунок mObywatel може активувати будь-хто, хто має PESEL і чинний профіль зауфани. Потрібен смартфон на Android або iOS. Іноземцю в застосунку доступні, зокрема, електронні рецепти та Інтернет-картка пацієнта, а громадянам України — «Документ тимчасового захисту». Цифровий паспорт (mDowód) доступний лише громадянам Польщі.
Зручно замінити SMS-коди на сповіщення в mObywatel. Тоді вхід у профіль зауфани, зміни в акаунті та підписання документів підтверджуються однією кнопкою в телефоні.
Безпека: нікому не передавайте профіль
Профіль зауфани — це ваш підпис. Той, хто знає ваш логін, пароль і отримує ваші SMS, може від вашого імені подати заяву, зареєструвати фірму або змінити дані в держоргані. Правила посилюють саме тому, що PESEL і профілі іноземців використовували для реєстрації фіктивних компаній.
- Не передавайте логін і SMS-коди посередникам, агенціям і «помічникам». Портал MOS прямо виходить з того, що ви дієте від власного імені.
- Якщо хтось має діяти за вас, оформіть довіреність. Це безпечно і законно.
- Перевіряйте історію входів після входу на pz.gov.pl.
На що звернути увагу
- Оформіть PESEL і профіль зауфани заздалегідь, особливо перед поданням заяви на карту побиту через MOS.
- Майте польський номер телефону і стежте, щоб він був актуальним у профілі.
- Запишіть дату закінчення дії профілю і продовжте його заздалегідь.
- Дані в банку і в реєстрі PESEL мають збігатися, зокрема написання імені та прізвища.
- У правління без PESEL має бути план підписання документів для KRS: кваліфікований підпис або професійний представник.
Часті проблеми
- Не надходить SMS — найчастіше номер іноземний або застарілий. Допомагає польська SIM-картка.
- Банк відхиляє реєстрацію — у банку немає PESEL або дані відрізняються від реєстру.
- Заявка втратила чинність — минуло 14 днів без візиту до пункту підтвердження.
- Профіль прострочений — його не продовжили протягом 3 років, потрібно оформлювати новий.
- Документ, що потребує іншої форми, підписано профілем — наприклад, договір продажу часток у компанії, створеній у нотаріуса.
У разі технічних проблем можна звернутися до служби підтримки профілю зауфани: тел. (42) 253 54 50 (пн–пт 7:00–18:00), e-mail pz-pomoc@coi.gov.pl.
Підсумок
Профіль зауфани — безкоштовний ключ до польських держорганів, а для іноземців у 2026 році він практично обов’язковий: без нього не подати заяву на карту побиту через MOS, а вести бізнес без e-Urząd Skarbowy, CEIDG і KSeF дуже складно. Потрібні номер PESEL, польський номер телефону і кілька хвилин в інтернет-банку або короткий візит до пункту підтвердження. Пам’ятайте лише про обмеження: для частини корпоративних документів знадобиться кваліфікований підпис або нотаріус.
Якщо ви відкриваєте бізнес у Польщі або ведете компанію з правлінням за кордоном, Finansowy Flex допоможе спланувати підписання документів і пройти формальності в держорганах. Залиште заявку у формі нижче, і ми зв’яжемося з вами.
FAQ — часті запитання про профіль зауфани для іноземців
Чи може іноземець оформити профіль зауфани?
Так. Потрібні номер PESEL, вік від 13 років, документ, що посвідчує особу, і польський номер телефону. Громадянство і вид карти побиту значення не мають.
Чи можна оформити профіль зауфани без PESEL?
Ні, профіль прив’язаний до номера PESEL. Без PESEL можна користуватися кваліфікованим електронним підписом, але він платний.
Чи працює профіль зауфани з іноземним номером телефону?
Зараз SMS-коди надсилають на польські номери. Найпростіше купити польську SIM-картку, навіть передплачену, і зазначити цей номер у профілі.
Скільки діє профіль зауфани?
3 роки з дати підтвердження. До закінчення строку його можна продовжити онлайн ще на 3 роки. Після закінчення строку потрібно оформлювати новий.
Як оформити профіль зауфани без рахунку в польському банку?
Подайте заявку онлайн на pz.gov.pl і протягом 14 днів підтвердьте її особисто в пункті підтвердження, наприклад у податковій, ZUS або гміні. Візьміть паспорт або карту побиту.
Чи потрібен профіль зауфани для заяви на карту побиту?
З 27 квітня 2026 року заяви подають лише онлайн через портал MOS і підписують електронно. Профіль зауфани — найпростіший спосіб; альтернатива — кваліфікований підпис.
Чи може громадянин України зі статусом UKR оформити профіль зауфани?
Так, на тих самих умовах, що й інші іноземці з PESEL. Профіль потрібен, зокрема, для активації «Документа тимчасового захисту» в mObywatel і для заяви на карту CUKR.
Чи можна зареєструвати ФОП за допомогою профілю зауфани?
Так. Заяву про реєстрацію в CEIDG підписують профілем зауфани онлайн, без візиту до держоргану.
Чи можна підписати профілем зауфани договір продажу часток?
Лише в компанії, створеній через S24, за використання шаблону в системі. В інших sp. z o.o. потрібні нотаріально засвідчені підписи.
Чи замінює довірений підпис власноручний у договорах із партнерами?
Як правило, ні. Довірений підпис має силу власноручного у справах із держорганами. У приватних договорах письмову форму замінює кваліфікований електронний підпис.
Чи може член правління без PESEL надіслати фінансову звітність до KRS?
Ні. Звітність може надіслати особа, чий PESEL внесено до KRS, або адвокат чи радца за довіреністю.
Чи може іноземець користуватися mObywatel?
Так, якщо має PESEL і чинний профіль зауфани. Частина документів, наприклад mDowód, доступна лише громадянам Польщі.
Що робити, якщо не надходить SMS із кодом?
Перевірте, чи в профілі зазначено актуальний польський номер, чи є зв’язок і чи не блокуються повідомлення. Якщо проблема не зникає, зверніться до служби підтримки профілю зауфани.
Чи можна передати комусь логін від свого профілю зауфани?
Ні. Профіль працює як ваш підпис. Якщо хтось має діяти за вас, оформіть довіреність.
