UNIKNIJ PODWÓJNEGO PODATKU Z ZAGRANICĄ

Stan prawny na dzień: 25 września 2026 r.

Faktura za reklamę od Google z Irlandii, wynagrodzenie programisty z Ukrainy, odsetki od pożyczki od spółki matki z Niemiec, wynajem samochodu w delegacji. W każdej z tych sytuacji polska firma może być zobowiązana pobrać podatek i wpłacić go do polskiego urzędu skarbowego, choć dochód uzyskuje cudzoziemiec. To właśnie podatek u źródła (WHT).

Wyjaśniamy, które płatności są nim objęte, a które nie, jak legalnie zastosować niższą stawkę lub zwolnienie oraz jakie dokumenty i deklaracje są do tego potrzebne.

Czym jest podatek u źródła i kto go płaci

Podatek u źródła to podatek dochodowy nierezydenta (podatnika), który za niego oblicza, pobiera i wpłaca do polskiego urzędu skarbowego polski podmiot wypłacający należność, czyli płatnik.

• Płatnikiem może być polska spółka, inna jednostka organizacyjna albo przedsiębiorca prowadzący JDG.
• Podatnikiem jest zagraniczna firma lub osoba fizyczna bez rezydencji podatkowej w Polsce.
• Podatek pobiera się w dniu wypłaty i wpłaca do urzędu skarbowego płatnika: do 7. dnia następnego miesiąca, gdy odbiorcą jest osoba prawna, i do 20. dnia, gdy odbiorcą jest osoba fizyczna.

Odpowiedzialność za nieprawidłowy pobór ponosi płatnik. To więc przede wszystkim sprawa polskiej firmy i jej księgowości, a nie zagranicznego partnera.

Podstawa prawna

Zasady określają ustawy o CIT (art. 21, 22 i 26) oraz o PIT (art. 29, 30a i 41). Stosuje się je z uwzględnieniem umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, które Polska zawarła z większością państw, w tym z Ukrainą, Niemcami, Irlandią i Wielką Brytanią. Interpretując umowy, polskie sądy sięgają do Komentarza do Modelowej Konwencji OECD (np. wyrok WSA w Warszawie z 07.12.2010 r., III SA/Wa 2350/10 oraz wyrok NSA z 14.04.2021 r., II FSK 508/19).

Które wypłaty dla nierezydentów są opodatkowane

Stawki z umów w tabeli to tylko przykłady. Przed wypłatą zawsze sprawdź treść umowy z danym państwem.

Co NIE podlega podatkowi u źródła

Katalog opodatkowanych wypłat jest zamknięty. Jeśli wypłaty nie ma w ustawie i nie jest podobna do wymienionych świadczeń, podatku nie pobiera się i nie trzeba zbierać certyfikatu rezydencji. W praktyce najczęściej chodzi o:

Obszary sporne

• Oprogramowanie i usługi chmurowe. Opłata licencyjna może być należnością licencyjną, a sam dostęp do usługi — nie. Wszystko zależy od umowy i zakresu przekazanych praw.
• Freelancer IT z przeniesieniem praw autorskich. Jeśli umowa z zagranicznym programistą przewiduje przeniesienie praw do kodu, ta część wynagrodzenia może podlegać podatkowi jako należność licencyjna.
• „Świadczenia o podobnym charakterze”. Ustawa nie zawiera zamkniętej listy takich świadczeń. Ocenia się istotę usługi, a nie jej nazwę na fakturze.

Jak legalnie obniżyć podatek lub go nie płacić

1. Umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania

Umowa rozstrzyga, które państwo ma prawo opodatkować dochód. Przy usługach najczęściej jest to wyłącznie państwo usługodawcy: mając certyfikat rezydencji, polska firma nie pobiera podatku. Przy dywidendach, odsetkach i należnościach licencyjnych umowy zwykle obniżają stawkę.

2. Zwolnienia wynikające z dyrektyw UE

• Dywidendy: zwolnienie, jeśli odbiorcą jest spółka z UE lub EOG posiadająca nieprzerwanie przez 2 lata co najmniej 10% udziałów w polskiej spółce.
• Odsetki i należności licencyjne: zwolnienie między spółkami z UE lub EOG przy co najmniej 25% udziałów przez 2 lata. Odbiorca musi być rzeczywistym właścicielem należności.
• Dwuletni okres posiadania może upłynąć już po wypłacie. Jeśli jednak warunek ostatecznie nie zostanie spełniony, podatek trzeba zapłacić z odsetkami za zwłokę.

Do zwolnienia z dyrektyw oprócz certyfikatu rezydencji potrzebne są oświadczenia odbiorcy: o posiadaniu udziałów, o niekorzystaniu ze zwolnienia od całości dochodów oraz o byciu rzeczywistym właścicielem.

Certyfikat rezydencji

Bez certyfikatu rezydencji nie można zastosować niższej stawki ani zwolnienia z umowy. To zaświadczenie zagranicznego organu podatkowego potwierdzające, że odbiorca podlega w danym państwie opodatkowaniu od całości dochodów.

Co powinien zawierać certyfikat

• dane zagranicznego organu podatkowego, który go wydał;
• nazwę i adres kontrahenta;
• potwierdzenie rezydencji podatkowej w tym państwie;
• datę wydania lub okres, za który rezydencja jest potwierdzana.

Certyfikatu nie zastępują: wypis z rejestru handlowego, numer VAT, zaświadczenia notariuszy czy doradców podatkowych. Nawet wszystkie razem nie dają prawa do niższej stawki.

Ważność i forma

• Jeśli certyfikat wskazuje okres, jest ważny dla wypłat z tego okresu, niezależnie od daty wydania.
• Jeśli okresu nie ma, obowiązuje 12 miesięcy od daty wydania (nie od otrzymania).
• Od 2022 r. wystarczy kopia lub PDF, jeśli dane nie budzą uzasadnionych wątpliwości. Certyfikaty elektroniczne wydawane przez zagraniczne organy są pełnoprawne.
• Certyfikat można pozyskać także po wypłacie, jeśli potwierdza rezydencję na dzień wypłaty. Proś o dokument wydany nie wcześniej niż 12 miesięcy przed wypłatą albo wskazujący okres, który ją obejmuje.
• Tłumaczenie przysięgłe jest potrzebne dopiero na żądanie urzędu.
• Kontrahent, który zmienił rezydencję, musi przesłać nowy certyfikat. Jeśli jednak z faktury lub umowy wynika zmiana siedziby, odpowiedzialność przechodzi na polskiego płatnika.

Spółki osobowe i podmioty transparentne

Jeśli odbiorcą jest spółka, która w swoim kraju nie jest podatnikiem podatku dochodowego (np. brytyjskie LLP albo niemiecka KG), certyfikat wystawiony na spółkę nie wystarczy. Potrzebne są certyfikaty wspólników, a informację podatkową (IFT-1R albo IFT-2R) sporządza się zależnie od ich statusu.

Rzeczywisty właściciel i należyta staranność

Stosując preferencję, płatnik musi dochować należytej staranności. Jej zakres zależy od skali działalności, kwoty wypłat i powiązań z odbiorcą. Przy dywidendach, odsetkach i należnościach licencyjnych istotne jest, by odbiorca był rzeczywistym właścicielem, czyli:

• otrzymywał należność dla własnej korzyści, sam decydował o jej przeznaczeniu i ponosił ryzyko ekonomiczne;
• nie był pośrednikiem, przedstawicielem ani powiernikiem zobowiązanym przekazać środki dalej;
• prowadził rzeczywistą działalność gospodarczą w kraju siedziby, jeśli należność wiąże się z tą działalnością.

Refaktura przez pośrednika. Jeśli spółka powiązana jedynie refakturuje usługę wykonaną przez podmiot trzeci, podatek i informację IFT rozlicza się na rzeczywistego wykonawcę, a nie na pośrednika. Gdy rzeczywisty wykonawca nie przekaże dokumentów, preferencji zastosować nie można.

Wypłaty powyżej 2 mln zł dla podmiotów powiązanych: pay & refund

Jeśli suma dywidend, odsetek i należności licencyjnych wypłaconych jednemu powiązanemu odbiorcy zagranicznemu przekroczy w roku 2 mln zł, od nadwyżki płatnik musi pobrać podatek według pełnej stawki ustawowej (19% albo 20%), nawet jeśli z umowy lub dyrektywy wynika zwolnienie. Podatek można potem odzyskać.

Mechanizm nie dotyczy usług ani wypłat na rzecz podmiotów niepowiązanych.

Jak uniknąć poboru

• Oświadczenie płatnika (WH-OSC). Kierownik jednostki potwierdza, że spółka ma wymagane dokumenty i nie ma wiedzy o okolicznościach wykluczających preferencję. Podpisuje się je kwalifikowanym podpisem elektronicznym i nie można go złożyć przez pełnomocnika. Termin: do końca drugiego miesiąca po miesiącu przekroczenia limitu. Po zakończeniu roku składa się oświadczenie następcze do końca kolejnego miesiąca.
• Opinia o stosowaniu preferencji. Opłata 2000 zł, wydanie do 6 miesięcy, ważność 36 miesięcy, o ile okoliczności się nie zmienią.

Zwrot podatku

Wniosek składa podatnik (WH-WCZ) albo płatnik, jeśli zapłacił podatek z własnych środków (WH-WCP). Dołącza się certyfikat rezydencji, potwierdzenia przelewów, umowy oraz oświadczenia odbiorcy o prawie do preferencji, statusie rzeczywistego właściciela i rzeczywistej działalności. Urząd powinien zwrócić podatek w ciągu 6 miesięcy.

Terminy i deklaracje

• IFT-1R i IFT-2R składa się także wtedy, gdy podatku nie pobrano na podstawie umowy, ale wypłata należy do opodatkowanych tytułów. Przy wypłatach spoza katalogu (towary, naprawy) IFT się nie sporządza.
• Deklaracje i informacje składa się wyłącznie elektronicznie. Nie składa się zerowych CIT-10Z ani PIT-8AR.
• Podatek wpłaca się do urzędu skarbowego płatnika, a CIT-10Z i informacje IFT trafiają do urzędu właściwego w sprawach opodatkowania osób zagranicznych.

Kiedy następuje „dzień wypłaty”

Decyduje moment złożenia polecenia zapłaty, a nie data wykonania usługi ani obciążenia rachunku. Przykład: pracownik 19 kwietnia zapłacił kartą firmową za wynajem samochodu za granicą, a bank obciążył konto w kolejnym miesiącu. Podatek od najmu środka transportu trzeba wpłacić do 7 maja.

Gdy podatek płaci polska firma: ubruttowienie

Podatek co do zasady potrąca się z kwoty dla nierezydenta. Wielu partnerów (np. duże platformy cyfrowe) żąda jednak pełnej kwoty z faktury. Wtedy firma płaci podatek z własnych środków i musi ubruttowić należność, bo podatek zapłacony za nierezydenta też jest jego przychodem.

Wzór: podstawa opodatkowania = kwota netto ÷ (1 − stawka podatku).

Przykład: licencja kosztuje 10 000 USD „na rękę”, stawka 20%. Podstawa: 10 000 ÷ 0,8 = 12 500 USD, podatek — 2 500 USD. Ubruttowioną kwotę najlepiej od razu wpisać do umowy: łatwiej wtedy uzasadnić jej ujęcie w kosztach.

Na co zwrócić uwagę

• Najpierw sprawdź, czy wypłata w ogóle podlega podatkowi. Wiele firm zbiera certyfikaty przy towarach czy naprawach, gdzie nie są potrzebne.
• Oceniaj istotę usługi, a nie nazwę na fakturze. „Consulting” na fakturze za pracę techniczną to sygnał, by sprawdzić umowę.
• Zbieraj certyfikaty z wyprzedzeniem i pilnuj dat: certyfikat bez okresu traci ważność po 12 miesiącach od wydania.
• Sumuj wypłaty dla podmiotów powiązanych narastająco, żeby nie przeoczyć progu 2 mln zł.
• Pamiętaj o IFT-2R także przy wypłatach, od których podatku nie pobrano.
• Ustal kwestię podatku przed podpisaniem umowy: kto go ponosi i czy potrzebne jest ubruttowienie.

Najczęstsze błędy

1. Brak poboru od reklamy, doradztwa i licencji, bo „to przecież faktura z UE”.
2. Traktowanie wypisu z rejestru lub numeru VAT jako potwierdzenia rezydencji.
3. Korzystanie z nieważnego certyfikatu albo wydanego po wypłacie bez wskazania właściwego okresu.
4. Stosowanie pay & refund do usług albo niestosowanie go do odsetek dla spółki matki.
5. Niezłożenie IFT-2R, gdy podatku nie pobrano na podstawie umowy.
6. Płacenie podatku za kontrahenta bez ubruttowienia.
7. Rozliczanie podatku na pośrednika przy refakturze zamiast na rzeczywistego wykonawcę.

Podsumowanie

Podatek u źródła nie dotyczy wszystkich płatności za granicę, a tylko określonego katalogu: dywidend, odsetek, należności licencyjnych, najmu urządzeń i części usług niematerialnych. Przy większości usług umowy pozwalają nie pobierać podatku, jeśli masz ważny certyfikat rezydencji odbiorcy. Najważniejsze to prawidłowo zakwalifikować wypłatę, zebrać dokumenty przed płatnością lub zaraz po niej i pamiętać o rocznych rozliczeniach CIT-10Z i IFT-2R.

Jeśli Twoja firma płaci zagranicznym partnerom, Finansowy Flex sprawdzi, które wypłaty podlegają podatkowi, przygotuje listę potrzebnych dokumentów i terminowo złoży deklaracje w ramach obsługi księgowej spółek i jednoosobowych działalności. Zostaw zgłoszenie w formularzu poniżej, a skontaktujemy się z Tobą.

FAQ — najczęstsze pytania o podatek u źródła