Stan prawny na dzień: 26.10.2026
KSeF działa obowiązkowo od 1 lutego 2026 r. dla największych firm i od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich pozostałych, ale prawdziwy koniec okresu przejściowego przypada na 1 stycznia 2027 r. Tego dnia znika wyjątek dla faktur do 10 000 zł miesięcznie, faktury z kasy fiskalnej i paragony z NIP przestają zastępować e-fakturę, a w przelewach między czynnymi podatnikami VAT trzeba podawać numer KSeF. Według obecnych przepisów od tego dnia mogą też być nakładane kary – rząd chce je jednak przesunąć o rok. Poniżej wyjaśniam, co dokładnie się zmienia i co warto zrobić do końca 2026 r.
Wystawiam mało faktur. Czy od 2027 r. też muszę używać KSeF?
Tak. Wyjątek dla firm, które wystawiają faktury na łączną kwotę do 10 000 zł brutto miesięcznie, obowiązuje tylko do 31 grudnia 2026 r. Od stycznia każda faktura dla firmy – także dla jednej, małej transakcji w miesiącu – musi przejść przez KSeF. Dotyczy to również przedsiębiorców zwolnionych z VAT: jeśli wystawiasz fakturę innej firmie, wystawiasz ją w KSeF.
Jeżeli w którymś miesiącu 2026 r. już przekroczyłeś 10 000 zł, wyjątek straciłeś wcześniej: faktura, którą przekroczyłeś limit, i wszystkie kolejne powinny trafić do KSeF, nawet jeśli w następnym miesiącu sprzedaż spadła. Moja rada: nie czekaj do stycznia. Zacznij wystawiać w KSeF w listopadzie albo w grudniu, kiedy pomyłka nie grozi jeszcze karą.
Co zmienia się 1 stycznia 2027 r.
- Koniec wyjątku dla faktur do 10 000 zł miesięcznie.
- Faktury dla firm wystawiane z kasy fiskalnej muszą trafiać do KSeF, a paragon z NIP do 450 zł przestaje być fakturą uproszczoną.
- W przelewie za fakturę z KSeF czynny podatnik VAT podaje numer KSeF (także w podzielonej płatności).
- Według obecnej ustawy zaczynają obowiązywać kary za faktury wystawione poza KSeF – rządowy projekt przesuwa je na 1 stycznia 2028 r.
- Według obecnego rozporządzenia kończą się tokeny – Ministerstwo Finansów zapowiada jednak, że zostaną.
Kogo dotyczy KSeF, a kogo nie
E-fakturę w KSeF wystawia każdy podatnik z siedzibą w Polsce, gdy sprzedaje firmie – polskiej albo zagranicznej. Fakturę dla zagranicznego kontrahenta wystawiasz w KSeF, a przekazujesz mu ją w uzgodniony sposób, np. jako PDF z kodem QR. Faktury dla osób prywatnych nie muszą przechodzić przez KSeF: możesz je dalej wystawiać na papierze albo w PDF. Jeśli jednak wystawisz taką fakturę w KSeF, konsument dostaje wizualizację z kodem QR.
Faktur w KSeF nie wystawiają firmy zagraniczne bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce. Faktura od dostawcy z Niemiec czy reklama od Google dalej przychodzi e-mailem w PDF i księgujesz ją jak dotąd.
Faktury z kasy fiskalnej i paragony z NIP
Do końca 2026 r. sklep czy punkt usługowy z kasą może wystawić fakturę dla firmy z kasy, poza KSeF, a paragon z NIP do 450 zł brutto zastępuje fakturę uproszczoną. Od 2027 r. obie furtki się zamykają. Sprzedaż nadal rejestrujesz na kasie, ale jeśli klient-firma chce faktury, wystawiasz ją w KSeF. Paragon z NIP możesz dalej wydać, tylko nie będzie już fakturą – firma, która go dostanie, nie odliczy z niego VAT.
Co zrobić: jeśli masz kasę i klientów-firmy, sprawdź, czy Twój program kasowy albo sprzedażowy wystawia faktury w KSeF, i uprzedź stałych klientów, że od stycznia paragon z NIP im nie wystarczy.
Numer KSeF w tytule przelewu
Od 1 stycznia 2027 r. czynny podatnik VAT, który płaci przelewem za fakturę z KSeF wystawioną przez innego czynnego podatnika VAT, wpisuje w tytule numer KSeF tej faktury. Jeśli płacisz jednym przelewem za kilka faktur, możesz podać zbiorczy identyfikator, który KSeF nadaje dla co najmniej dwóch faktur od jednego sprzedawcy dla jednego nabywcy. To samo dotyczy przelewów w mechanizmie podzielonej płatności.
Obowiązek nie dotyczy faktur od sprzedawcy zwolnionego z VAT ani faktur wystawionych w czasie awarii, które jeszcze nie mają numeru KSeF. W praktyce najprościej, jeśli program księgowy albo bank sam podstawia numer KSeF przy płatności – warto to sprawdzić przed styczniem.
Kary za fakturę poza KSeF: od kiedy i ile
Za wystawienie faktury poza KSeF, gdy była obowiązkowa, albo za spóźnione przesłanie faktury offline naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę: do 100% kwoty VAT z faktury, a gdy faktura nie zawiera VAT – do 18,7% kwoty należności. To górny limit, a nie automatyczna stawka; urząd bierze pod uwagę m.in. powtarzalność naruszeń. Przy fakturze na 12 300 zł brutto z VAT 2 300 zł kara może więc wynieść do 2 300 zł.
Według obecnej ustawy kary dotyczą naruszeń od 1 stycznia 2027 r., a błędy z 2026 r. nie są nimi objęte. W październiku 2026 r. rząd zajął się projektem, który przesuwa początek kar na 1 stycznia 2028 r. – to na razie tylko projekt. Moja rada: nie planuj firmy pod dodatkowy rok bez kar, bo obowiązek wystawiania faktur w KSeF i tak obowiązuje, a brak e-faktury może zablokować kontrahentowi odliczenie VAT.
Token, certyfikat czy Profil Zaufany
Do KSeF jako przedsiębiorca na JDG logujesz się Profilem Zaufanym albo podpisem kwalifikowanym. Spółka loguje się pieczęcią kwalifikowaną albo przez osobę wskazaną w zawiadomieniu ZAW-FA. Programy do fakturowania łączą się z KSeF przez token albo certyfikat KSeF.
Obowiązujące rozporządzenie przewiduje tokeny tylko do 31 grudnia 2026 r. We wrześniu 2026 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że tokeny zostaną bezterminowo, ale zmiana przepisów jeszcze się nie ukazała. Bezpieczniej wygenerować bezpłatny certyfikat KSeF w Module Certyfikatów i Uprawnień już teraz – jest ważny do dwóch lat i jest potrzebny do kodów QR na fakturach offline.
Co zrobić, gdy KSeF nie działa
- Tryb offline24 – możesz z niego skorzystać zawsze, np. przy problemie z internetem. Fakturę wysyłasz do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.
- Niedostępność KSeF ogłoszona przez Ministerstwo – fakturę wysyłasz najpóźniej następnego dnia roboczego po zakończeniu niedostępności.
- Awaria KSeF – na przesłanie masz 7 dni roboczych od jej zakończenia.
Fakturę wystawioną offline przekazujesz klientowi z kodami QR, które pozwalają ją zweryfikować. Spóźnione wysłanie faktury offline do KSeF to od 2027 r. (lub od 2028 r., jeśli przejdzie projekt) jedna z sytuacji objętych karą, więc pilnuj tych terminów.
Dostęp do KSeF dla księgowej
Faktury zakupowe trafiają do KSeF, a nie do skrzynki e-mail, więc biuro rachunkowe potrzebuje do nich dostępu. Przedsiębiorca nadaje biuru uprawnienia w KSeF – do przeglądania faktur, a jeśli biuro ma je też wystawiać, do wystawiania. Jak to zrobić krok po kroku, opisaliśmy w artykule o uprawnieniach w KSeF. Pamiętaj, że datą otrzymania faktury z KSeF jest dzień nadania jej numeru w systemie, a nie dzień, w którym ktoś ją otworzył.
Lista kontrolna do 31 grudnia 2026 r.
- Wszystkie faktury dla firm wystawiasz już w KSeF – także te do 10 000 zł miesięcznie.
- Program kasowy lub sprzedażowy wystawia faktury z kasy w KSeF.
- Stali klienci wiedzą, że od stycznia paragon z NIP nie jest fakturą.
- Program albo bank podstawia numer KSeF w tytule przelewu.
- Masz certyfikat KSeF, a token zostaje jako zapasowy.
- Biuro rachunkowe ma uprawnienia do Twoich faktur w KSeF.
- Wiesz, co robić w trybie offline i jak pilnować terminów wysyłki.
Jeśli dopiero zakładasz firmę, zajrzyj też do artykułu o 5 błędach przy zakładaniu firmy, a program do faktur pomoże wybrać zestawienie generatorów faktur. Gdy KSeF jest dla Ciebie zbyt czasochłonny, możemy przejąć całą księgowość, razem z obsługą faktur w KSeF.
Zostaw zgłoszenie w formularzu poniżej – sprawdzimy, czy Twoja firma jest gotowa na 1 stycznia 2027 r., i pomożemy ustawić uprawnienia w KSeF.
Najczęściej zadawane pytania
Czy fakturę wystawioną w KSeF można anulować?
Nie. Faktura, która dostała numer KSeF, zostaje w systemie. Jeśli wystawiłeś ją przez pomyłkę, wystawiasz fakturę korygującą do zera – również w KSeF.
Jak skorygować fakturę wystawioną w KSeF?
Fakturę korygującą do faktury z KSeF wystawia się także w KSeF i podaje w niej numer KSeF faktury pierwotnej. Korekty zmniejszającej sprzedawca nie musi już dokumentować dodatkowym potwierdzeniem odbioru, bo nabywca otrzymuje ją przez system.
Czy faktury zaliczkowe też wystawia się w KSeF?
Tak. W KSeF wystawiasz wszystkie rodzaje faktur dla firm: zaliczkowe, rozliczeniowe, korygujące i zbiorcze. Wyjątki dotyczą tylko wąskiej grupy dokumentów, np. biletów jednorazowych za przejazd czy przejazd autostradą.
Czy muszę przechowywać faktury z KSeF na własnym dysku?
Nie musisz – KSeF przechowuje faktury przez 10 lat. W praktyce warto jednak mieć kopię w programie księgowym, żeby mieć do nich dostęp także w czasie awarii systemu.
Klient-firma nie chce faktury z KSeF, tylko PDF. Co robię?
Wystawiasz fakturę w KSeF, bo to obowiązek sprzedawcy, a klientowi możesz dodatkowo wysłać jej wizualizację w PDF. Fakturą w sensie prawnym jest jednak dokument w KSeF.
Czy przedsiębiorca zwolniony z VAT też musi mieć dostęp do KSeF?
Tak. Nawet jeśli sam wystawiasz faktury rzadko, faktury zakupowe od czynnych podatników VAT przychodzą do Ciebie przez KSeF, więc musisz mieć do nich dostęp – sam albo przez biuro rachunkowe.
