Правовое состояние на 26.10.2026
KSeF обязателен с 1 февраля 2026 года для крупнейших компаний и с 1 апреля 2026 года для всех остальных, но настоящий конец переходного периода — 1 января 2027 года. В этот день исчезает исключение для счетов до 10 000 zł в месяц, счета из кассового аппарата и чеки с NIP перестают заменять электронный счёт, а в переводах между активными плательщиками VAT нужно указывать номер KSeF. По действующему закону с этого дня могут налагаться и штрафы — правда, правительство хочет перенести их на год. Ниже объясняю, что именно меняется и что стоит сделать до конца 2026 года.
Я выставляю мало счетов. С 2027 года мне тоже нужен KSeF?
Да. Исключение для фирм, которые выставляют счета на общую сумму до 10 000 zł брутто в месяц, действует только до 31 декабря 2026 года. С января каждый счёт для фирмы — даже один небольшой в месяц — должен пройти через KSeF. Это касается и предпринимателей, освобождённых от VAT: если вы выставляете счёт другой фирме, вы выставляете его в KSeF.
Если в каком-то месяце 2026 года вы уже превысили 10 000 zł, исключение вы потеряли раньше: счёт, которым вы превысили лимит, и все последующие должны были попасть в KSeF, даже если в следующем месяце продажи упали. Мой совет: не ждите января. Начните выставлять в KSeF в ноябре или декабре, пока ошибка ещё не грозит штрафом.
Что меняется 1 января 2027 года
- Конец исключения для счетов до 10 000 zł в месяц.
- Счета для фирм, выставленные из кассового аппарата, должны идти в KSeF, а чек с NIP до 450 zł перестаёт быть упрощённым счётом.
- В переводе за счёт из KSeF активный плательщик VAT указывает номер KSeF (в том числе при split payment).
- По действующему закону начинают действовать штрафы за счета вне KSeF — правительственный проект переносит их на 1 января 2028 года.
- По действующему распоряжению заканчиваются токены — однако Министерство финансов заявляет, что они останутся.
Кого касается KSeF, а кого нет
Электронный счёт в KSeF выставляет каждый плательщик с регистрацией в Польше, когда продаёт фирме — польской или иностранной. Счёт для иностранного контрагента вы выставляете в KSeF, а передаёте ему удобным способом, например в PDF с QR-кодом. Счета для частных лиц не обязаны проходить через KSeF: их можно по-прежнему выдавать на бумаге или в PDF. Если же вы выставите такой счёт в KSeF, потребитель получает визуализацию с QR-кодом.
Иностранные фирмы без регистрации и постоянного места деятельности в Польше счета в KSeF не выставляют. Счёт от поставщика из Германии или за рекламу в Google по-прежнему приходит по e-mail в PDF, и учитываете вы его как раньше.
Счета из кассового аппарата и чеки с NIP
До конца 2026 года магазин или точка услуг с кассой может выставить фирме счёт из кассы, вне KSeF, а чек с NIP до 450 zł брутто заменяет упрощённый счёт. С 2027 года обе лазейки закрываются. Продажи вы по-прежнему проводите через кассу, но если клиент-фирма хочет счёт, вы выставляете его в KSeF. Чек с NIP выдавать можно, но счётом он уже не будет — фирма, которая его получит, не сможет вычесть по нему VAT.
Что сделать: если у вас касса и клиенты-фирмы, проверьте, выставляет ли ваша кассовая или торговая программа счета в KSeF, и предупредите постоянных клиентов, что с января чека с NIP им будет недостаточно.
Номер KSeF в назначении платежа
С 1 января 2027 года активный плательщик VAT, который оплачивает переводом счёт из KSeF, выставленный другим активным плательщиком VAT, указывает в назначении платежа номер KSeF этого счёта. Если вы платите одним переводом за несколько счетов, можно указать сводный идентификатор, который KSeF присваивает минимум двум счетам от одного продавца одному покупателю. То же касается переводов с разделённым платежом (split payment).
Обязанность не касается счетов от продавца, освобождённого от VAT, и счетов, выставленных во время аварии, у которых ещё нет номера KSeF. На практике проще всего, если бухгалтерская программа или банк сами подставляют номер KSeF при оплате, — это стоит проверить до января.
Штрафы за счёт вне KSeF: с какого момента и сколько
За выставление счёта вне KSeF, когда он был обязателен, или за опоздание с отправкой счёта, выставленного offline, начальник налоговой может наложить штраф: до 100% суммы VAT по счёту, а если в счёте нет VAT — до 18,7% суммы к оплате. Это верхний предел, а не автоматическая ставка: налоговая учитывает, в частности, повторяемость нарушений. По счёту на 12 300 zł брутто с VAT 2 300 zł штраф может составить до 2 300 zł.
По действующему закону штрафы касаются нарушений с 1 января 2027 года, а ошибки 2026 года ими не охвачены. В октябре 2026 года правительство рассматривало проект, который переносит начало штрафов на 1 января 2028 года, — пока это только проект. Мой совет: не стройте планы в расчёте на лишний год без штрафов. Обязанность выставлять счета в KSeF всё равно действует, а отсутствие электронного счёта может лишить контрагента права на вычет VAT.
Токен, сертификат или Profil Zaufany
В KSeF индивидуальный предприниматель входит через Profil Zaufany или квалифицированную подпись. Компания входит с квалифицированной печатью или через человека, указанного в уведомлении ZAW-FA. Программы для счетов подключаются к KSeF через токен или сертификат KSeF.
Действующее распоряжение предусматривает токены только до 31 декабря 2026 года. В сентябре 2026 года Министерство финансов заявило, что токены останутся бессрочно, но изменение правил ещё не опубликовано. Надёжнее уже сейчас сгенерировать бесплатный сертификат KSeF в модуле сертификатов и полномочий: он действует до двух лет и нужен для QR-кодов на счетах offline.
Что делать, если KSeF не работает
- Режим offline24 — можно использовать всегда, например при проблемах с интернетом. Счёт отправляют в KSeF не позднее следующего рабочего дня.
- Недоступность KSeF, объявленная министерством, — счёт отправляют не позднее следующего рабочего дня после её окончания.
- Авария KSeF — на отправку есть 7 рабочих дней после её окончания.
Счёт, выставленный offline, передают клиенту с QR-кодами, по которым его можно проверить. Опоздание с отправкой счёта offline в KSeF с 2027 года (или с 2028 года, если пройдёт проект) — одно из нарушений, за которые грозит штраф, поэтому следите за сроками.
Доступ к KSeF для бухгалтера
Счета от поставщиков приходят в KSeF, а не на почту, поэтому бухгалтерскому бюро нужен к ним доступ. Предприниматель выдаёт бюро полномочия в KSeF — на просмотр счетов, а если бюро должно их и выставлять, то и на выставление. Как это сделать пошагово, мы описали в статье о полномочиях в KSeF. Помните: датой получения счёта из KSeF считается день присвоения ему номера в системе, а не день, когда его кто-то открыл.
Чек-лист до 31 декабря 2026 года
- Все счета для фирм вы уже выставляете в KSeF — включая счета до 10 000 zł в месяц.
- Кассовая или торговая программа выставляет счета из кассы в KSeF.
- Постоянные клиенты знают, что с января чек с NIP — не счёт.
- Программа или банк подставляет номер KSeF в назначение платежа.
- У вас есть сертификат KSeF, а токен остаётся запасным.
- У бухгалтерского бюро есть доступ к вашим счетам в KSeF.
- Вы знаете, что делать в режиме offline и как соблюдать сроки отправки.
Если вы только открываете фирму, загляните и в статью о 5 ошибках при открытии бизнеса, а выбрать программу поможет подборка генераторов счетов. Если KSeF отнимает у вас слишком много времени, мы можем взять на себя весь бухгалтерский учёт, включая работу со счетами в KSeF.
Оставьте заявку в форме ниже — проверим, готова ли ваша фирма к 1 января 2027 года, и поможем настроить полномочия в KSeF.
Частые вопросы
Можно ли аннулировать счёт, выставленный в KSeF?
Нет. Счёт, получивший номер KSeF, остаётся в системе. Если вы выставили его по ошибке, выставляете корректирующий счёт до нуля — тоже в KSeF.
Как исправить счёт, выставленный в KSeF?
Корректирующий счёт к счёту из KSeF тоже выставляют в KSeF и указывают в нём номер KSeF исходного счёта. Для корректировки в минус продавцу больше не нужно отдельное подтверждение получения, потому что покупатель получает её через систему.
Авансовые счета тоже выставляют в KSeF?
Да. В KSeF выставляют все виды счетов для фирм: авансовые, итоговые, корректирующие и сводные. Исключения касаются лишь узкой группы документов, например разовых билетов на проезд или проезд по платной автостраде.
Нужно ли хранить счета из KSeF у себя на диске?
Не обязательно — KSeF хранит счета 10 лет. Но на практике копию в бухгалтерской программе иметь стоит, чтобы был доступ к счетам и во время сбоя системы.
Клиент-фирма хочет не счёт из KSeF, а PDF. Что делать?
Вы выставляете счёт в KSeF, потому что это обязанность продавца, а клиенту можно дополнительно отправить его визуализацию в PDF. Юридически счётом всё равно является документ в KSeF.
Нужен ли доступ к KSeF предпринимателю, освобождённому от VAT?
Да. Даже если вы сами выставляете счета редко, счета от активных плательщиков VAT приходят к вам через KSeF, поэтому доступ к ним нужен — вам самим или вашему бухгалтерскому бюро.
