Międzynarodowe prawo podatkowe to skomplikowany mechanizm, w którym błędy mogą prowadzić do znacznych strat związanych z WHT (podatkiem u źródła). Prowadzenie działalności z zagranicznymi partnerami wiąże się często z ryzykiem podwójnego opodatkowania — kiedy ten sam dochód może być opodatkowany zarówno w Polsce, jak i w kraju kontrahenta. Aby uniknąć niepotrzebnych płatności i chronić interesy swojej firmy, ważne jest, aby rozumieć, jak działają międzynarodowe umowy, czym jest podatek u źródła oraz jaką rolę odgrywa zaświadczenie o rezydencji podatkowej.
Czym jest podatek u źródła?
Podatek u źródła to podatek pobierany u źródła wypłaty (np. w Polsce), gdy polska firma wypłaca zagranicznemu kontrahentowi określone rodzaje dochodów: tantiemy, odsetki, dywidendy, usługi doradcze i inne.
Podstawy prawne unikania podwójnego opodatkowania
Kluczowe źródła prawa:
„Sądy polskie, interpretując umowy podatkowe, stosują zasady dobrej wiary, analizę kontekstualną i teleologiczną oraz mogą uwzględniać Komentarz OECD, nawet jeśli konwencja została zawarta z państwem niebędącym członkiem OECD (Wyrok NSA z dnia 14.04.2021, II FSK 508/19).”
KTO PODLEGA PODATKOWI U ŹRÓDŁA (WHT)?
W Polsce obowiązki podatkowe zależą od Twojego statusu podatkowego — rezydenta lub nierezydenta.
Jeśli jesteś uznawany za rezydenta podatkowego Polski (np. przebywasz w kraju ponad 183 dni w roku lub masz tu centrum interesów życiowych), jesteś zobowiązany do płacenia podatków w Polsce od wszystkich swoich dochodów, niezależnie od tego, czy zostały one uzyskane w kraju, czy za granicą. Nazywa się to nieograniczonym obowiązkiem podatkowym.
Jeśli nie jesteś rezydentem podatkowym Polski (przebywasz w kraju mniej niż 183 dni i nie masz tutaj centrum interesów życiowych), płacisz podatek tylko od dochodów uzyskanych na terenie Polski. Nazywa się to ograniczonym obowiązkiem podatkowym.
Ważne jest, aby zrozumieć, że jeśli jesteś nierezydentem i uzyskujesz dochód w Polsce, możesz podlegać podwójnemu opodatkowaniu, czyli:
Podwójnemu opodatkowaniu można zapobiec, jeśli między Polską a Twoim krajem zawarta jest Konwencja o unikaniu podwójnego opodatkowania. W takim przypadku stosuje się specjalne zasady, które pozwalają odliczyć podatek zapłacony w Polsce lub zwolnić się z niego w kraju rezydencji.
Czym jest podwójne opodatkowanie?
Podwójne opodatkowanie powstaje wtedy, gdy dwa państwa — na przykład Polska i Niemcy — roszczą sobie prawo do opodatkowania tego samego dochodu. W zależności od rodzaju dochodu (usługi, tantiemy, dywidendy, odsetki) podatek może być naliczony zarówno w kraju źródła wypłaty, jak i w Polsce jako kraju rezydencji podatkowej.
W tabeli przedstawiono, jakie rodzaje dochodów podlegają opodatkowaniu podatkiem u źródła (WHT) oraz obowiązujące stawki procentowe.
Stawki podatku u źródła (WHT) w Polsce: pełna lista
| Rodzaj dochodu | Stawka podstawowa | Jak obniżyć? |
|---|---|---|
| Dywidendy (od polskich spółek) | 19% | Umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania (zwykle 5-15%) |
| Роялти (платежи за интеллектуальную собственность) | 20% | Подтверждение резидентности + DTA (например, 5% для ЕС) |
| Usługi (konsulting, IT, reklama) | 20% | Dowód braku „sztucznego schematu” |
| Transport morski (ładunki/pasażerowie z polskich portów) | 10% | Zwolnienie przy rejsach międzynarodowych |
| Transport lotniczy (loty nieregularne) | 10% | Nie dotyczy regularnych linii lotniczych |
| Odsetki (z tytułu pożyczek, obligacji) | 20% | Dyrektywa UE 2003/49/WE (0% dla firm z UE) |
Jak działają umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania?
Polska zawarła umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (Umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, UPO) z ponad 80 krajami, w tym z Ukrainą, Niemcami, Wielką Brytanią, USA i wieloma innymi. Umowy te określają, które państwo ma prawo opodatkować dany dochód oraz przewidują metody eliminacji podwójnego opodatkowania: metodę wyłączenia lub metodę zaliczenia.
Jeśli umowa ma zastosowanie, firma może albo całkowicie zwolnić się z podatku w jednym z państw, albo zaliczyć już zapłacony podatek w drugim kraju. Do zastosowania postanowień umowy niezbędna jest odpowiednia dokumentacja, w szczególności zaświadczenie o rezydencji podatkowej.
Jak powinno wyglądać zaświadczenie o rezydencji podatkowej?
Zgodnie z polskim prawem (art. 4a pkt 12 CIT), zaświadczenie o rezydencji podatkowej to dokument wydany przez zagraniczny organ podatkowy, potwierdzający miejsce rezydencji podatkowej firmy lub osoby fizycznej. Może być dostarczone w formie kopii (np. w formacie PDF), jeśli nie budzi wątpliwości co do autentyczności (art. 26 ust. 1n CIT).
Jeśli w zaświadczeniu nie podano okresu ważności, uważa się je za ważne przez 12 miesięcy od daty wydania (art. 26 ust. 1i). Jednak jeśli w tym czasie nastąpi zmiana rezydencji podatkowej, należy niezwłocznie przedstawić nowy dokument (art. 26 ust. 1j). W przeciwnym razie odpowiedzialność za niewłaściwą zapłatę podatku spoczywa na podatniku, a nie na polskim płatniku (art. 26 ust. 1k).
Forma zaświadczenia o rezydencji — papierowa czy elektroniczna?
Zgodnie z oficjalnym stanowiskiem polskich organów podatkowych, zaświadczenie o rezydencji wydane przez zagraniczną administrację podatkową w formie pliku PDF lub JPG jest uznawane za pełnoprawny, oficjalny dokument. Można go używać do stosowania obniżonych stawek WHT lub zwolnienia z podatku zgodnie z umowami międzynarodowymi.
Nie jest wymagane, aby dokument był otrzymany w formie papierowej — wystarczy go pobrać ze strony odpowiedniego organu lub otrzymać drogą mailową przez zabezpieczony kanał.
Obowiązek „należytej staranności” przy stosowaniu ulg WHT
Jeśli polska firma (płatnik) zamierza zastosować obniżoną stawkę podatku lub zwolnienie na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, musi zachować szczególny standard — należyta staranność. Zgodnie z art. 26 Ustawy o CIT, ma obowiązek zebrać i zweryfikować:
Niezdolność do potwierdzenia tych warunków może skutkować potrąceniem podatku według pełnej stawki, karami do 10%, a nawet roszczeniami podatkowymi wobec osób pełniących funkcje publiczne.
Główne zasady wypłat do 2 mln złotych.
Przy wypłatach zagranicznym kontrahentom do 2 mln zł rocznie można zastosować obniżone stawki WHT lub zwolnienie, jeśli:
Szczególne zasady wypłat powyżej 2 mln złotych:
Dla podmiotów powiązanych przy przekroczeniu limitu 2 mln zł:
Jeśli podatek został pobrany błędnie, można ubiegać się o zwrot.
Procedura zwrotu podatku u źródła (WHT) w Polsce
Zgodnie z art. 28b ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT), zwrot nadpłaconego podatku u źródła jest możliwy pod warunkiem spełnienia określonych wymogów.
Kto może złożyć wniosek o zwrot:
Wymagania dotyczące wniosku:
Wniosek musi zawierać pisemne oświadczenie o prawdziwości przedstawionych faktów i zgodności załączonych dokumentów z oryginałami. Obowiązek ten obowiązuje na wszystkich etapach procedury.
Wymagane dokumenty:
Terminy rozpatrzenia:
Standardowy termin zwrotu podatku wynosi do 6 miesięcy od złożenia kompletnego zestawu dokumentów. Jednak organy podatkowe mogą przedłużyć ten termin, jeśli:
W przypadku stwierdzenia oznak nieuzasadnionego zwrotu, organy podatkowe mogą wszcząć kontrolę podatkową lub inne czynności sprawdzające.
Istotne niuanse:
Procedura zwrotu wymaga starannego przygotowania dokumentów i uzasadnienia zasadności roszczeń. W przypadku wątpliwości zaleca się wcześniejszą konsultację z ekspertami podatkowymi specjalizującymi się w polskim prawie podatkowym.
Wstępna opinia organu podatkowego (art. 26b ustawy o CIT)
Dla pewności prawnej można uzyskać opinie w sprawie stosowania preferencji:
Podstawy do odmowy:
Właściwe organy:
Praktyczne zalecenia:
Ostrożnie! Polskie organy podatkowe szczególnie skrupulatnie weryfikują płatności za „usługi niematerialne” (konsulting, marketing) pod kątem sztucznego zaniżania podatków.
Jak uniknąć automatycznego pobrania WHT po przekroczeniu limitu 2 mln zł?
Płatnik może nie stosować mechanizmu „pay & refund”, jeśli złoży specjalne oświadczenie płatnika. Potwierdza ono, że posiada wymagane dokumenty (np. certyfikat rezydencji podatkowej) i nie ma podstaw do wątpliwości co do prawa do zwolnienia z podatku lub zastosowania obniżonej stawki.
Oświadczenie jest podpisywane przez kierownika firmy i składane do organu podatkowego nie później niż do końca drugiego miesiąca po przekroczeniu limitu.
Jeśli złożone zostało w terminie, to przy kolejnych wypłatach na rzecz tego samego odbiorcy do końca roku nie ma potrzeby ponownego potrącania podatku — wystarczy złożyć zbiorcze potwierdzenie po zakończeniu roku.
Pomoc prawna i księgowa — gwarancja bezpieczeństwa
Nieprawidłowe zastosowanie postanowień umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub niezastosowanie podatku u źródła może skutkować dodatkowym naliczeniem podatku, karami oraz problemami podczas kontroli. Księgowy z doświadczeniem w międzynarodowym podatkowaniu pomoże ocenić ryzyka, przygotować wymagane dokumenty i prawidłowo zaksięgować transakcje.
Jeśli prowadzisz biznes z zagranicznymi kontrahentami lub planujesz rozpocząć eksport/import, skonsultuj się ze specjalistą zawczasu. To zaoszczędzi Ci pieniądze, nerwy i uchroni przed podatkowymi niespodziankami.