Система KSeF 2.0 вводит жесткую иерархию прав доступа. Для государства важно точно знать: кто именно выставил счет, кто его скачал и на каком основании. Ошибки в настройке прав могут привести либо к утечке конфиденциальных данных, либо к блокировке работы всей компании.
Первичные и вторичные права: В чем разница?
Первичные права (Uprawnienia pierwotne) всегда принадлежат самому налогоплательщику (владельцу JDG или самой компании). Они дают полный контроль над системой: право выставлять/принимать счета и, что самое важное, право наделять полномочиями других.
Вторичные права (Uprawnienia wtórne) — это полномочия, которые налогоплательщик делегирует своим сотрудникам, бухгалтерскому бюро или налоговым консультантам.
Кто обладает первичным правом?
В таблице ниже показано, кто является «главным» в системе для разных форм бизнеса:
| Форма деятельности | Владелец первичного права |
|---|---|
| Jednoosobowa działalność (JDG) | Владелец (физическое лицо) |
| Spółka cywilna / jawna / z o.o. | Само юридическое лицо (через орган представительства) |
| Фонды, ассоциации | Сама организация |
Проблема авторизации для компаний (Spółki)
Если владелец JDG может легко войти в систему через Profil Zaufany, то компании сталкиваются с барьером. KSeF требует подтверждения личности. Для компаний это либо редкая «квалифицированная печать» (pieczęć kwalifikowana), либо специальная процедура через налоговую.
Если у вашей фирмы нет печати, вы должны подать формуляр ZAW-FA в вашу налоговую (Urząd Skarbowy). В этом документе вы указываете одного «Репрезентанта» — человека (например, члена правления или директора), который получит первичные права и сможет управлять системой от имени компании.
Как дать доступ сотруднику или бухгалтеру?
Существует два основных способа наделить кого-то правами:
Сравнение: Именной доступ vs Токен
| Метод | Плюсы | Минусы |
|---|---|---|
| Именной | Ясная ответственность: видно, кто совершил действие. | Сложности при отпусках или увольнениях сотрудников. |
| Токен | Полная автоматизация и работа систем в режиме 24/7. | Требует строжайшей безопасности — это «мастер-ключ» к вашей фирме. |
Пошаговая инструкция: Настройка прав в Аппликации Налогоплательщика
Крок 1: Вход в систему
Перейдите на официальный портал ksef.podatki.gov.pl и выберите метод авторизации (Profil Zaufany или электронная подпись).
Крок 2: Выбор типа полномочий
В меню «Uprawnienia» выберите, кому вы даете доступ. Если это ваш бухгалтер — выбирайте «Podmiotowi do wystawiania i dostępu do faktur». Если штатный сотрудник — «Osobie fizycznej».
]
Крок 3: Определение границ дозволенного
Вы можете гибко настроить, что именно может делать человек:
Генерация токена для программ
Если вы используете внешнюю программу для фактур, вам нужно сгенерировать токен. Это цифровой код, который «подружит» ваш софт с сервером министерства.
Внимание: После генерации токена обязательно скопируйте его сразу! Система покажет его только один раз. Если вы его забудете, придется аннулировать старый и генерировать новый.
]
Выводы: Стратегия безопасности
Настройка прав в KSeF — это не разовая задача, а процесс. Мы рекомендуем:
В Finansowy Flex мы помогаем клиентам настроить иерархию прав доступа так, чтобы бизнес работал как часы, а данные оставались под защитой. Не оставляйте «ключи» от своей компании без присмотра!
