Система KSeF 2.0 вводить жорстку ієрархію прав доступу. Для держави важливо точно знати: хто саме виставив рахунок, хто його завантажив і на якій підставі. Помилки в налаштуванні прав можуть призвести або до витоку конфіденційних даних, або до блокування роботи всієї компанії.
Первинні та вторинні права: у чому різниця?
Первичные права (Uprawnienia pierwotne) всегда принадлежат самому налогоплательщику (владельцу JDG или самой компании). Они дают полный контроль над системой: право выставлять/принимать счета и, что самое важное, право наделять полномочиями других.
Вторинні права (Uprawnienia wtórne) — це повноваження, які платник податків делегує своїм співробітникам, бухгалтерській фірмі або податковим консультантам.
Хто має первинне право?
У таблиці нижче показано, хто є «головним» у системі для різних форм бізнесу:
| Форма діяльності | Власник первинного права |
|---|---|
| Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) | Власник (особа фізична) |
| Spółka cywilna / jawna / z o.o. | Саме юридична особа (через орган представництва) |
| Fundacje, stowarzyszenia | Саме організація |
Проблема авторизації для компаній (Spółki)
Якщо власник JDG може легко увійти в систему через Profil Zaufany, то компанії стикаються з бар’єром. KSeF вимагає підтвердження особи. Для компаній це або рідкісна «кваліфікована печатка» (pieczęć kwalifikowana), або спеціальна процедура через податкову службу.
Якщо у вашої фірми немає печатки, ви повинні подати формуляр ZAW-FA до вашої податкової (Urząd Skarbowy). У цьому документі ви вказуєте одного «Репрезентанта» — особу (наприклад, члена правління або директора), яка отримає первинні права і зможе керувати системою від імені компанії.
Як надати доступ співробітнику або бухгалтеру?
Існує два основні способи надати комусь права:
Порівняння: Іменний доступ vs Токен
| Метод | Переваги | Недоліки |
|---|---|---|
| Іменний | Чітка відповідальність: видно, хто здійснив дію. | Складнощі під час відпусток або звільнень співробітників. |
| Токен | Повна автоматизація і робота систем у режимі 24/7. | Вимагає суворої безпеки — це «майстер-ключ» до вашої фірми. |
Покрокова інструкція: Налаштування прав у Aplikacji Podatnika
Крок 1: Вхід у систему
Перейдіть на офіційний портал ksef.podatki.gov.pl і виберіть метод авторизації (Profil Zaufany або електронний підпис).
Крок 2: Вибір типу повноважень
У меню «Uprawnienia» оберіть, кому надаєте доступ. Якщо це ваш бухгалтер — обирайте «Podmiotowi do wystawiania i dostępu do faktur». Якщо штатний співробітник — «Osobie fizycznej».
]
Крок 3: Визначення меж дозволеного
Ви можете гнучко налаштувати, що саме може робити людина:
Генерація токена для програмного забезпечення
Якщо ви використовуєте зовнішню програму для виставлення рахунків, потрібно згенерувати токен. Це цифровий код, який «зв’яже» ваше програмне забезпечення з сервером міністерства.
Увага: Після генерації токена обов’язково скопіюйте його одразу! Система покаже його лише один раз. Якщо забудете, доведеться анулювати старий та генерувати новий.
]
Висновки: Стратегія безпеки
Налаштування прав у KSeF — це не одноразове завдання, а безперервний процес. Рекомендуємо:
У Finansowy Flex ми допомагаємо клієнтам налаштувати ієрархію прав доступу так, щоб бізнес працював без збоїв, а дані залишалися під надійним захистом. Не залишайте «ключі» від своєї компанії без нагляду!
