Wśród przedsiębiorców w Polsce wciąż pojawia się pytanie: czy na fakturze za paliwo obowiązkowo trzeba podawać numer rejestracyjny pojazdu? Odpowiedź brzmi — nie, nie jest to obowiązkowe. I nie jest to nowość — tak jest przynajmniej od 2013 roku.
Niezgodność paliwa: jeśli w firmie masz samochód benzynowy, a kupiłeś diesel, to brak numeru na fakturze może wzbudzić wątpliwości urzędu skarbowego. W końcu olej napędowy nie nadaje się do samochodu benzynowego. Może to zostać zinterpretowane jako koszt niezwiązany z działalnością. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy paliwo kupowane jest np. do generatora używanego w biznesie.
Duża liczba pojazdów w firmie: jeśli masz dużą flotę, a projekty prowadzone są w całej Polsce lub nawet w innych krajach UE, wówczas podanie numeru rejestracyjnego pomaga w wewnętrznym controllingu, zwłaszcza:
przy analizie rentowności poszczególnych projektów,
przy kontroli miejsc powstawania kosztów,
przy sprawdzaniu, czy pracownicy nie nadużywają służbowego paliwa.
Czy na fakturze trzeba podać numer rejestracyjny pojazdu?
Z punktu widzenia prawa podatkowego podanie numeru rejestracyjnego pojazdu na fakturze za paliwo nie jest obowiązkowe. Najważniejsze jest to, abyś mógł udowodnić związek zakupu z działalnością gospodarczą Twojej firmy.
Kiedy numer rejestracyjny na fakturze może być przydatny?
Chociaż prawnie nie jest to wymagane, w określonych sytuacjach podanie numeru może pomóc:
Podsumowanie
Podawanie numeru rejestracyjnego na fakturze za paliwo — nie jest obowiązkowe. Ale w wielu sytuacjach jest to jednak praktyczne i rozsądne. Zwłaszcza jeśli chcesz prowadzić przejrzystą ewidencję i kontrolować koszty wewnątrz swojej firmy.
Więc to już nie «obowiązkowy wymóg», ale też nie «bezsensowna formalność». To — narzędzie dla Ciebie, jeśli chcesz widzieć realny obraz i efektywnie zarządzać kosztami.